Зачем потребовался «цифровой» больничный

В первую очередь, данное нововведение связано с тем, чтобы избежать незаконный оборот больничных. Ведь, если работодатель примет подделку и произведет соответствующие выплаты работнику, то впоследствии это повлечет за собой наступление таких неблагоприятных событий как, например, отказ в возмещении расходов, доначисление страховых взносов в бюджет, внесение корректировок в ранее представленную отчетность и прочие.

Также, при оформлении и заполнении электронного листа нетрудоспособности достаточно легко и просто исправить допущенные ошибки, в отличии от бумажного экземпляра. Таким образом, возможно снижение дополнительных временных трат на выписку дубликатов в медицинских учреждениях, а также, затрат, связанных с обеспечением постоянного наличия чистых бланков и их сохранностью.

Для работодателя применение «цифровых» бланков позволит значительно уменьшить документооборот, не делать копии с оригиналов на случай их возможной утраты. На сайте органов фонда социального страхования (далее по тексту — ФСС) электронные листки всегда будут доступны, без временных ограничений хранения.

По большому счету, в задачи кадрового работника будут входить все те же обязанности по внесению информации. Единственное отличие в том, что заполнять данные нужно не на бумаге, а в электронном виде.

Работник сообщил работодателю, что у него электронный больничный: что делать?

Рассмотрим, что делать каждому участнику документооборота. А также что делать, если работодатель не принимает электронный больничный лист и можно ли заменить электронный больничный на бумажный.

Действия сотрудника

Согласно Письму №2-09-11/22-05-13462, начисление выплат по больничному листу пройдет вне зависимости от того, в каком варианте работодателю представлен бюллетень. Кроме того, больной сам выбирает, какой вариант представить в отдел кадров. Но запрашивать оформление привычной бумажной версии лучше, будучи уверенным, что работодатель не принимает электронный больничный лист. В противном случае удобнее и надежнее оформить все же ЭЛБ.

Если выбор пал на электронный вариант, то в этом случае от сотрудника потребуется письменное согласие.

У работодателя нет права отказать в начислении пособий по листу нетрудоспособности. В период 5 рабочих дней он обязан передать данные в ФСС, где выплата начисляется и в течение 10 дней выдается сотруднику.

Если срок выплат задерживается, то это нарушение Трудового Кодекса, ст. 183. Тогда организацию обяжут выплатить денежный процент сотруднику, предоставившему больничный. Кроме материальной, нарушение может повлечь за собой административную ответственность — штраф от 30 000 до 50 000 руб. Или, как вариант, предприятию запрещается осуществление своей деятельности на срок до 90 дней.

Наниматель официально имеет право отказать в оплате больничного если:

  • сотрудник, без уважительной причины пропустил плановый поход к врачу;
  • нарушен режим лечения и не выполняются рекомендации доктора;
  • болезнь связана с употреблением алкогольных или наркотических средств.

Электронный и бумажный больничные юридически равны. Сегодня для предприятий допустимо выбрать любой вариант. Тем не менее по рекомендации правительства организации должны стремиться к переходу на электронный расчет по бюллетеням.

Пока система нова, всплывают ошибки и непониманий в оформлении и работе с ЭЛБ. Если предприятие не готово работать с ними, то специалисты отдела кадров должны быть готовы объяснить сотруднику, как заменить электронный больничный на бумажный, в случае предоставления такового.

Подробно расскажем, как получить электронный больничный лист работодателю.

Получение

Развитие виртуальных технологий не успело захватить каждого. Некоторые компании не оснащены программами для получения и оплаты электронного больничного. Если работник утверждает, что получил виртуальный образ листа нетрудоспособности, то не паникуйте, задаваясь вопросом, что делать с электронным больничным листом работодателю. Отправьте работника обратно в медицинское учреждение для переоформления бланка в бумажный вид.

Рассмотрим получение больничного листа сотрудниками предприятий.

Получение

Окончательный переход на обязательное применение только электронных листков нетрудоспособности в нашей стране еще не завершен. В связи с этим, страхователь (то есть работодатель) и его сотрудник имеют пока право на выбор одного из двух возможных вариантов оформления бланка: на специальной бумаге или в электронном виде.

Сообщить номер электронного листка нетрудоспособности можно любым удобным для работника способом: предоставить талон из медицинского учреждения, устно или письменно (например, в заявлении, почтовой или мобильной переписке).

Электронный листок нетрудоспособности или на бумажном носителе

Если оплата пособия по больничному происходит сразу из бюджета органа страхования, то можно получить информацию о начислениях по нему также через личный кабинет на сайте ФСС или уточнить в бухгалтерии компании-работодателя.

Обязана ли организация принимать ЭЛН? Нет, если она по какой-то причине не готова это делать. В этом смысле участники взаимодействия — МО, работодатель и сотрудник — равны, и каждый может сделать выдачу ЭЛН невозможной. Организация также не обязана принимать от сотрудников электронные больничные, если у неё отсутствует всё необходимое для реализации.

Предлагаем ознакомиться  Договор купли-продажи с условием о предоставлении коммерческого кредита

Конечно, работодатель может отказаться вести работу по оформлению ЭЛНа. При не до конца продуманной технической и организационной платформе для данного нововведения выдача электронных больничных принесет, скорее, массу лишней суеты и отнимет драгоценное рабочее время участников процесса.

Но совсем списывать со счетов новую идею не стоит: при достаточно законодательно и технически закрепленном алгоритме работы и автоматизации процесса новая схема действительно упростит обработку персональных данных, снизит число ошибок, исключит появление поддельных больничных листов.

Сейчас на стадии утверждения находятся несколько правовых актов, призванных обеспечить законодательную базу и сделать работу по выдаче электронных листков нетрудоспособности более четкой и простой. Думается, что с принятием этих документов система станет отлаженной и легко сможет перевести свое существование исключительно в плюсы для всех участников.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl Enter.

Больничный – является основанием для назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам (ч. 5 ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Лист нетрудоспособности может выдаваться или на бумаге, или в электронном виде.

Электронный листок нетрудоспособности или на бумажном носителе

Что делать работодателю с электронным больничным в 2019-2020 году? Получать удовольствие от этого новшества 🙂 У работодателей, использующих электронные больничные, нет необходимости обеспечивать сохранность листков нетрудоспособности, ведь вся информация с момента «открытия» электронного листка нетрудоспособности хранится в системе ФСС и работодатель может запрашивать ее неоднократно. А когда ФСС будет проводить проверки работодателей, представлять электронные листки нетрудоспособности не потребуется.

Чтобы начать работать с электронными больничными, нужно заключить соглашение с ФСС. И только в этом случае, а также при согласии на это работника можно принимать электронные больничные (п. 2 Правил, утв. постановлением Правительства от 16.12. 2017 № 1567).

Больничный лист в электронном виде выдается по желанию человека. Для этого он пишет согласие на получение листка нетрудоспособности в электронном виде. Никакой обязательности – нет.

Электронный больничный заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью и размещается в информационной системе ФСС – Единой интегрированной информационной системе «Соцстрах». Бумажный аналог – не оформляется. Подробнее об этом читайте на официальном сайте ФСС по ссылке.

Для получения больничного листка нетрудоспособности в электронном виде нужно, чтобы медицинская организация и работодатель являлись участниками системы информационного взаимодействия «Соцстрах». Работник может узнать, подключен ли работодатель к этой системе, можно в бухгалтерии или отделе кадров.

Электронный листок нетрудоспособности или на бумажном носителе

Если больничный лист был сформирован в электронном виде, то работодатель получит от своего работника только номер электронного листка нетрудоспособности. По этому номеру, СНИЛС работника и регистрационному номеру страхователя работодатель запрашивает в системе «Соцстрах» сведения о выданном листке нетрудоспособности.

Узнать конкретный диагноз из листка нетрудоспособности работодатель не может. В листке будет стоять только код. Также не получится просмотреть больничные листки, которые сотрудник получил, когда работал у других работодателей.

В 2019-2020 году по электронном больничному работодатель должен назначить пособие по временной нетрудоспособности, по беременности и родам в течение 10 календарных дней со дня обращения работника. А выплату пособий необходимо произвести в ближайший после назначения пособий день, установленный для выплаты заработной платы.

Если работник принес квиток электронного больничного, а вы не перешли на электронное взаимодействие с ФСС, то попросите сотрудника заменить электроный листок нетрудоспособности на бумажный.

Законодательная база

На государственном уровне электронные больничные введены для применения, наряду с использованием бумажных, Законом от 01.05.2017г. 86-ФЗ. Тремя годами ранее, данный пилотный проект был опробован в ряде субъектов РФ (в республике Татарстан, Астраханской и Белгородской областях) и принес положительные результаты.

По состоянию на 2020 год, с организациями-работодателями проводятся многочисленные мероприятия по разъяснению и внедрению электронных документов, выдаются инструкции (памятки), а в медицинских учреждениях — устанавливается необходимое программное обеспечение для более качественного взаимодействия между всеми заинтересованными сторонами.

К положениям 86-ФЗ, вступившего в силу 01.07.17г., также происходит разработка различных нормативных актов, для более качественного их применения.

Как выглядит электронный больничный лист

Как выглядит электронный больничный в 2019-2020 году? Где посмотреть фото?

По форме электронные и бумажные листки нетрудоспособности одинаковые. Форма листка нетрудоспособности утверждена Приказом Минздравсоцразвития от 26.04.2011 № 347н. Просто электронный больничный оформляется в виде файла, а не на бумажном носителе.

Говоря о том, как выглядит электронный больничный лист, можно сказать, что бланк по содержанию ничем не отличается от привычного, за исключением формы, в которой используется электронная версия.

Как работает система электронных больничных листов

Для понимания того, как электронный лист нетрудоспособности работает на практике, необходимо обозначить все участвующие стороны и порядок взаимодействия между ними. Итак, схема следующая:

  • застрахованный гражданин (то есть, временно нетрудоспособный работник) обращается в медицинское учреждение за оказанием помощи и открытием документа, который подтвердит его отсутствие на рабочем месте по уважительной причине;
  • после окончания лечения врач в электронном виде указывает все необходимые сведения о пациенте, в предназначенном для заполнения медицинским работником разделе, и подписывает документ защищенной цифровой подписью;
  • с полученным на руки от врача уникальным номером электронного листка временной нетрудоспособности сотрудник направляется к работодателю и подтверждает тем самым период вынужденного отсутствия на рабочем месте;
  • кадровик (или другое должностное лицо, ответственное за данный участок учета) находит через личный кабинет по предоставленному номеру необходимый бланк, заполняет недостающую информацию, то есть раздел для работодателя, и затем отчитывается в ФСС по регламентированным формам.
Предлагаем ознакомиться  Электронный полис ОСАГО как предъявить ГИБДД. Как выглядит электронный полис

Таким образом, в документообороте по электронным больничным принимают участие все те же стороны, что и при бумажном варианте: сотрудник, врач, работодатель и органы ФСС.

Альфа банк - «100 дней без %»[credit_card][status_lead]

Работник, убедившийся в нетрудоспособности, направляется в медицинское учреждение для оформления больничного. После осмотра и установления диагноза пациент выбирает вариант больничного листа и подписывает согласие. Врач заполняет электронный бланк нетрудоспособности и передает пациенту двенадцатизначный идентификационный номер электронного листа нетрудоспособности. Пациент отдает его работодателю.

Когда лечение заканчивается, электронный лист подписывают врачи и медицинское учреждение с использованием неповторимой цифровой подписи. Далее файл направляется в ФСС. Из ФСС он попадает к работодателю, который проверяет файл и подтверждает личной криптографической подписью. В итоге работнику переводится пособие по болезни.

База виртуальных больничных связана с базой карт пациентов. Информация о пациенте, заносимая в базу:

  • ФИО, место и год рождения;
  • занятость;
  • группа крови и резус-фактор;
  • врожденные и хронические заболевания;
  • сведения об аллергических реакциях.

Сведения из медицинской карты используются для автоматического заполнения части полей, оставшиеся поля заполняет медик, работая в программе с образом листа. После заполнения, оформления и закрытия бланк подписывает лечащий врач личной криптографической подписью. В заключение образ больничного отправляется на хранение в государственную среду информации отдела здравоохранения.

Останется ли бумажный вариант

С внедрением компьютерных технологий перевод бумажного документооборота в электронный внедряется во многих организациях, в том числе и бюджетных. Государственные медицинские организации не исключение.

Цели введения в оборот электронного больничного:

  • упростить и ускорить взаимодействие между ФСС, медорганизацией, работодателем и сотрудником;
  • усилить контроль над фальсификацией больничных;
  • минимизировать бумажную работу.

Электронный листок нетрудоспособности или на бумажном носителе

Работник может быть не осведомлен о возможностях предприятия и автоматически соглашается на электронное оформление листа нетрудоспособности, а в отделе кадров говорят, что в таком виде больничный не примут.

В этом случае можно ли поменять электронный больничный лист на бумажный? Да, это возможно. Для этого работнику снова придется обратиться в медучреждение с письменным требованием предоставить ему бумажную версию листа нетрудоспособности. Врач выпишет бумажный документ с пометкой «Дубликат», присвоит номер, укажет дату выдачи и продолжительность болезни. После этого аннулирует предыдущий электронный вариант, но запись о нем сохраниться в базе программы.

Если врач отказывает пациенту в замене на бумажный вариант, то можно подать жалобу главврачу в письменном виде. Жалоба пишется на двух листах, первый передается под подпись в медучреждение, второй остается у пациента. Если эта мера не помогает, необходимо обратиться в Министерство здравоохранения.

Полностью осуществить переход на использование только электронного варианта достаточно непростое дело. Это, в первую очередь, связано с необходимостью одновременного соблюдения таких требований, как:

  • полученное согласие от пациента в письменном виде о выдаче ему электронного бланка;
  • техническая возможность медицинского учреждения их оформлять;
  • работодатель должен быть зарегистрирован на сайте ФСС.

Информация о полном отказе от бумажного варианта на данный момент отсутствует, но уже наблюдается положительная динамика в этом направлении.

С вступлением в силу Федерального закона от 01.05.2017 №86—ФЗ медицинские организации начали переход на выдачу электронных листков нетрудоспособности (больничных). Согласно этому нормативному акту медучреждения могут выдавать их наравне с привычными бумажными документами. То есть в настоящее время такой переход — добровольная мера с юридической точки зрения.

Справка! Бумажные бланки действуют, как и прежде, но в ближайшее время правительство планирует полностью перейти на электронный формат.

Как выглядит электронный листок нетрудоспособности

Получение

Если у представителя работодателя имеются подозрения на предъявление ему фиктивного бумажного бланка нетрудоспособности, то он может обратиться в ФСС по месту регистрации компании или медицинского учреждения. Для проверки действительности электронного документа — достаточно ввести номер в личном кабинете на едином портале страхователей.

Оформление больничного листа прошедшей датой по общим правилам не допускается. Но, есть ряд исключений таких, как:

  • ухудшение здоровья работника во время заграничной командировки;
  • невозможность обратиться в медицинское учреждение, которое вправе оформлять больничные листы. Важно, получить в таком случае справку-подтверждение, например, в медпункте;
  • отдаленное нахождение гражданина от ближайшей поликлиники или больницы;
  • оформление больничного по беременности и родам с нарушением предусмотренного срока обращения за ним;
  • наличие форс-мажорного обстоятельства, ввиду которого невозможно было своевременно обратиться в лечебное учреждение непосредственно в день заболевания.

Несовершенство системы контроля за сохранностью бланков, а также нежелание сторон трудовых отношений идти на компромисс (например, отказ работодателя в предоставлении отпуска, наличие конфликтной ситуации, попытка избежать наказания за прогул), приводят к появлению поддельных документов. Естественно, этот метод является незаконным, но он присутствует на практике.

Обменять полученные на территории иностранного государства документы о временной нетрудоспособности на российские может как сам гражданин, так и его работодатель по доверенности от сотрудника. Важным является тот факт, чтобы все бланки были оформлены надлежащим образом, в соответствии с принятыми на территории места их выдачи правилами.

Вместе с переводом (заверенным у нотариуса), подготовленный пакет передается на рассмотрение в медицинское учреждение и ожидается заключение врачебной комиссии о возможности их замены или отсутствии таковой. Далее, в случае вынесенного положительного решения, начисления и выплата пособия производится в стандартном порядке.

А если регион в пилотном проекте ФСС?

Для работы с электронными больничными неважно, участвует ли работодатель в пилотном проекте ФСС по прямым выплатам. В 2020 году году в нем участвуют довольно много регионов России. Однако работодатели сами решают, готовы ли они работать с электронными больничными. В ФСС передают реестр сведений для начисления пособий. В нем указывают, в какой форме был получен листок от работника — в бумажной или электронной. Поэтому и для пилотников возможны оба варианта.

Предлагаем ознакомиться  Электронный больничный лист в 2019 году - как работает

Можно ли получить электронный больничный безработному

Лица, признанные безработными, получают пособие в службе занятости, которая, в свою очередь, не является участником по документообороту с электронным больничным. В связи с этим, гражданину необходимо получать подтверждающий уважительную причину отсутствия документ исключительно в бумажном варианте.

Во избежание в последующем недоразумений, сотрудникам отдела кадров (или бухгалтерии) рекомендуется информировать своих коллег о подключении организации к новой системе обмена и готовности к приему бланков о временной нетрудоспособности через электронные информационные каналы связи. Или же, сотруднику самостоятельно следует это заранее уточнять.

Когда в 2019-2020 году выдают электронный больничный, а когда бумажный

Получение

Переход на электронные больничные позволит работнику напрасно не переживать о том, что бумажный документ может быть не принят по причине неправильного оформления или утерян, испорчен. А для работодателя — полностью будет исключено возможное получение фиктивного бланка и связанные с этим, в последующем, необоснованные начисления пособия и их выплаты.

Программное обеспечение информационной системы ФСС соблюдает все необходимые меры предосторожности от возможной утечки данных. Конкретный диагноз медицинская организация в цифровом бланке не указывает, заболевание выглядит кодированным значением. Поэтому, беспокоиться пациенту не нужно о том, что сведения о заболевании станут известны сторонним лицам, в том числе и работодателю.

Отлаженный процесс электронного взаимодействия между всеми участниками позволит сделать документооборот более прозрачным и понятным не только для контролирующих органов, но и для каждого гражданина. Не исключено, что через некоторое время право выбора у работника и его нанимателя оформления той или иной формы (бумажного или цифровой) документа о временной нетрудоспособности не будет.

Работодателю распечатывать и хранить копии электронных форм документов не обязательно. Но, также не запрещено и обратное, например, для удобства ведения кадрового учета в крупной компании. Этот цифровой документ имеет юридическую силу и подлежит хранению в ЕИИС (расшифровка — «Единая интегрированная информационная система») «Соцстрах».

Альфа банк - «100 дней без %»[credit_card][status_lead]

Работодатель (по состоянию на 2020 год) не обязан принимать электронный бланк у сотрудника, так как это лишь его право. В этом случае, потребуется повторное обращение застрахованного к врачу: за аннулированием ранее отправленной в органы ФСС формы со всеми необходимыми заполненными сведениями и последующей выпиской больничного в бумажном виде.

В период поэтапного перехода на электронное взаимодействие, когда еще имеется право выбора, застрахованному рекомендуется все же уточнять заранее у работодателя, готов ли тот технически принять и обработать документ по новой, усовершенствованной форме. Ведь, в случае отказа (а он вправе это сделать), потребуется дополнительно тратить время на повторное обращение в медицинское учреждение.

В 2020 году сотрудники ФСС начали звонить в организации и требовать в кратчайшие сроки перейти на электронные больничные. Однако работодатель вправе отказаться использовать электронные больничные. Это правило распространяется на все компании.

Если вы не хотите работать с электронными больничными, можете не подключаться к ЕИИС. Тогда работникам будут по-прежнему выписывать больничные на бумаге. И даже если медучреждение оформит сотруднику электронный листок, ему придется вернуться за бумажным бланком. Вам это ничем не грозит(Письмо ФСС от 11.08.2017 N 02-09-11/22-05-13462).

Выводы

Итак, приведенные тезисы помогут разобраться в вопросе оплаты электронных больничных:

  • электронный больничный полностью заменяет бумажный. Работнику могут его выписать, только если и работодатель, и медучреждение подключены к ЕИИС “Соцстрах”;
  • в ЕИИС электронный больничный появляется после его выписки медучреждением. Там же работодатель заполняет свою часть документа. Распечатывать и хранить электронные больничные не обязательно.
  • для работы с ЕИИС организации нужен личный кабинет на сайте Госуслуг.
  • работать с ЕИИС можно через личный кабинет страхователя на сайте ФСС или программное обеспечение ФСС либо через бухгалтерскую учетную программу, которая это позволяет .

Электронный больничный лист в 2020 году: действия работодателя

Действия сотрудника

Далее более подробно расписаны все действия должностного лица, ответственного за ведение кадрового учета и начисление пособий по нетрудоспособности, при получении от сотрудника электронной формы бланка или заранее, не дожидаясь этого. В первую очередь, при переходе на информационное взаимодействие необходимо тщательно изучить имеющиеся разъяснения и приступить к регистрации в системе.