Что регистрируем?

В компанию поступает достаточно много входящих документов — письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:

  • рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  • информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • пригласительные билеты.

Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.

Как присвоить регистрационный номер исходящей корреспонденции

Исходящий номер формируется следующим образом. Сначала укажите номенклатурный номер папки, в которой хранятся копии исходящих писем. Через тире или косую черту напишите порядковый номер конкретного письма.

У вас получится: «01-14-256» или «01-14/256», где 01-14 – номер дела, 256 – номер документа. 12 Впишите исходящий номер в специальную строку бланка. Для ответного письма обязательно укажите также номер входящего документа, с которым оно связано.

Запечатайте первый экземпляр письма (без виз согласования) в конверт и оправьте адресату. Копию документа подшейте в соответствующую папку-дело.

При проверке специальными сервисами Вашего сайта на наличие нежелательных исходящих ссылок, можно обнаружить, что их очень много и Вы их не ставили.Это объясняется спецификой шаблона, неправильной настройкой сайта или использовании нелицензионной версии DLE.

Важно Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании.

Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах. Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п.

производится по каждому виду раздельно. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

В учреждении приказы и распоряжения регистрируют прошедшей датой и номером через дробь (например, 15/1, 15/2). Как объяснить, что так делать недопустимо? В ст.

4 Гражданского кодекса Российской Федерации четко прописано, что акты гражданского законодательства не имеют обратной силы, любые распорядительные акты применяются к отношениям, возникшим после введения их в действие. Согласно п. 3.11 Р ГОСТ 6.30-2003, датой документа является дата его подписания. Раньше этой даты документ вступить в законную силу не может.

Представьте, что спустя время станет известен какой-либо негативный факт за период с 1 по 10 июня, влекущий соответствующие последствия (наказание) для того лица, кто был назначен ответственным.

Основные возможности программы «Отдел кадров»: хранение в базе личных данных о каждом сотруднике, расчёт общего стажа, непрерывного стажа и стажа работы на данном предприятии, учёт отпусков, учёт командировок, отпусков и поощрений.

Автоматическое составление штатного расписания, личной карточки и всех кадровых приказов. 2,7 Мб Программа имеет следующие преимущества по сравнению с программой «Отдел кадров 6.

0»:не требует наличия установленного Microsoft Access, программа «Отдел кадров плюс» полностью автономна;программа позволяет сохранять все приказы и отчёты в формате Excel;программа позволяет вести полноценный табельный учет по форме Т-12;программа хранит и отображает структуру предприятия в удобной древовидной форме.

Пироговой Пирогова Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами. Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами.

Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения.

Возможна ли регистрация без ведома секретаря и имеют ли работники предприятия право свободного доступа к журналам регистрации? Можно ли перевести журнал регистрации в электронную форму (например, в формате Excel), а традиционный бумажный журнал не использовать вообще? Форму регистрационного учета (в тетради, Excel или СЭД) и порядок внесения записей организация определяет самостоятельно.

При этом отсутствие на рабочем месте секретаря не должно останавливать или тормозить бизнес-процессы. Сегодня все большую популярность приобретает децентрализованное ведение единой учетной базы в электронном виде. Для этого используют общую компьютерную сеть, выкладывая в общий доступ журнал учета.

Если есть необходимость фиксировать способ поступления документа в офис, удобнее либо вводить в регистрационный «входящий» номер опознавательный код (Ф – факс, ЭП – электронная почта), либо дополнить регистрационный журнал (базу) соответствующей графой, где указывать способ доставки.

Другой вопрос – обязана ли организация отвечать на факсимильный или электронный документ, учитывая, что в нашей стране традиционно значимость документу придает «живая» подпись автора, а ряд запросов (о персональных данных, о движении средств на счете налогоплательщика) и вовсе недействительны без «живой» печати.

Но данный вопрос лежит за рамками полномочий секретаря.

Обратите внимание! Напомним, что для регистрации не обязательны следующие виды входящей корреспонденции:

  1. информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления.
  2. рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
  3. поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты, пресса;
  4. документы первичной бухгалтерской отчетности, договоры и т.д. если они поступили без сопроводительного письма (если с письмом – то регистрируется непосредственно письмо);
Предлагаем ознакомиться  Проверить готовность документов в госкомрегистре

Как правило, список нерегистрируемых поступлений регламентируется в Инструкции по делопроизводству организации. Для регистрации входящих писем в любой организации ведется журнал учета входящих документов. Утвержденной формы для него нет, но есть некий единый стандарт, к которому вы вольны добавить при необходимости новые графы Пример: Вх.

Приведем примерную форму такого журнала.

Исходящий номер документа это

Автоматизированная регистрация Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер.

При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления…

В случае направления письма 4 адресатам и более, их указывают обобщенно (например, «военный комиссариат»), а ниже делается в скобках ссылка на список (например, «(по списку рассылки)»).

Список рассылки составляют на отдельном листе в необходимых количествах экземпляров (всем адресатам и для экземпляра письма, остающегося в организации) в произвольной форме или как предусмотрено в инструкции по делопроизводству.

Установленной формы просто не существует, поэтому здесь будет приведен примерный образец.

Прием и первичная обработка поступающих документов […] Внимание Регистрация и учет отправляемых (исходящих) документов Отметим

Исходящий номер документа это

Так, выданная работнику справка считается действительной только при условии наличия регистрационного номера.

Что касается входящей документации, то регистрации подлежат документы, полученные любыми способами доставки, включая электронную почту и факс.

Если речь идет о внутренней документации компании, то документ, переданный в иное структурное подразделение, регистрируется только один раз, что облегчает поиск и отслеживание документации. При необходимости получить сведения о регистрационных данных документа другого подразделения разрешено делать копию страницы журнала учета входящей/исходящей корреспонденции.

Журнал регистрации заполняется секретарем, референтом, офис-менеджером, делопроизводителем или иным работником, исполняющим аналогичные обязанности. Утвержденной формы оформления журнала на сегодняшний день не существует. Руководство каждой организации вправе решать, каким образом осуществлять регистрацию корреспонденции и какие графы должны быть включены в журнал.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Инфо Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать: — наименование организации; — очередной порядковый номер; — дату поступления.

В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей:- порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;- номера дела по номенклатуре дел.

Последовательность расположения этих частей регистрационного номера может быть, например, такой:- для входящих документов: 218/08-17, где 218 – очередной порядковый регистрационный номер, а 08-17 номер дела, в которое будет подшит исполненный документ;- для исходящих документов: 11-03/532, где: 11-03 – номер дела, в которое будет подшита копия отправленного документа, а 532 — очередной порядковый номер.В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  1. поздравительные письма и телеграммы;
  2. копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
  3. информационные материалы и т.д.
  4. все рекламные письма;
  5. приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  6. пакеты с пометой «лично»;
  7. печатные издания (книги, брошюры, журналы);
  8. письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;

Формы регистрации документов Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно с самостоятельными регистрационными номерами.

Входящие документы

Часто бывает так, что отправитель высылает письмо по электронной почте или по факсу, а потом еще и по обычной почте. Таким образом одно и то же письмо может прийти в организацию три-четыре раза. Все они должны получить один входящий номер. Как не допустить повторной регистрации? Очень просто, достаточно обращать внимание на исходящий номер отправителя – он будет повторяться.

Регистрация входящих документов осуществляется строго однократно. Другими словами, под один конкретным номером в организации в один конкретный день может быть зарегистрирован только один входящий документ.

Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.

Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой «Лично») и на каждом документе, поступившем в организацию, ставится отметка о поступлении документа. Проставление данной отметки регламентировано ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» {amp}lt;1{amp}gt;.

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления.

Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.

Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:

  • наименование организации;
  • очередной порядковый номер;
  • дату поступления.
                  ---------------------------------------¬
¦ ООО "Февраль" ¦
¦ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. ¦
L---------------------------------------
                  ---------------------------------------¬
¦ ООО "Февраль" ¦
¦ "__" ___________________ 20__ г. ¦
¦ Вх. N _______ ¦
L---------------------------------------

Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.

Предлагаем ознакомиться  Сроки предоставления документов в договоре
Вх. N
    Дата   
поступления
 От кого 
получен
  Краткое  
содержание
 Резолюция 
Кому направлен
 Расписка
в
получении
 ... 
    ...    
   ...   
    ...    
     ...      
   ...   
Вх-29
16.01.2012 
ОАО      
"Бизнес
Портал"
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
Подготовить
проект
договора
О.Е. Пироговой
 Пирогова

Напомним, что это лишь примерная форма — можно добавлять, изменять или удалять определенные графы, например добавить графу «Отметка об исполнении» для контроля исполнения документов. Данные об исполнителе можно взять из резолюции руководителя на входящем документе.

После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.

При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.

Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.

Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.

Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?

Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.

В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?

Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.

Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.

При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.

Какой исходящий номер ставить в письме

Далее они проходят все необходимые этапы согласований, визирования и утверждения или подписания. Последними этапами в технологии работы с исходящими документами являются их регистрация и отправка.

Отметим основные моменты , на которые необходимо обратить внимание сотрудник службы ДОУ при регистрации отправляемых исходящих документов.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Исходящие документы (десктоп-клиент)

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

  • Внесение изменений и исправлений в журналы регистрации
  • Помощь: Правила регистрации исходящих документов
  • Регистрация документов в вопросах и ответах
  • Исходящие без нумерации
  • сквозная нумерация Исходящих документов
  • Создаем журналы регистрации документов, или Забыть нельзя регистрировать
  • Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
  • Нумерация исходящих писем и приказов
  • Вход на сайт
  • Делопроизводство от А до Я. Работа с исходящей корреспонденцией

Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт Секретарь – человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что. Секретарь Клуб.

Исходящие без нумерации Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт Один коллега считает, что это “низкий стиль” и для хорошего делопроизводителя недопустимо.

Он прав? Вам коллега прав, если ваша организация не может обеспечить простое делопроизводство у себя, то что говорить о других? Правила существуют для того, чтобы их выполнять.

Я считаю, что в Вашем случае это элементарное пренебрежение своими обязанностями.

Ваш коллега полностью прав. Вы ленитесь, а это подрывает доверие к Вашей фирме. В нашей компании часто пишут письма клиентам-частным лицам и все регистрируются обязательно. Каким нормативным документом вы руководствуетесь, оставляя исходящие письма без номера?

Если потом возникнут претензии, как вы сможете доказать, что отправили письмо, если оно не зарегистрировано? В принципе, если есть все прочие реквизиты – бланк или угловой штамп, подпись руководителя, печать – то письма вопросов не возникнет, оспорить можно будет только реальную дату отправки.

Но выглядит это в любом случае не серьезно, да. Мы тоже так делаем часто. Смотря что пишете в письме, если просто информативный характер, то не обязательно. Если какая-то информация под роспись получателя – то я бы обязательно ставила исходящий номер. Считаю, что уважающая клиентов фирма, не поленится отправить зарегистрированную корреспонденцию с присвоенным номером.

Ведь особого напряга регистрация не вызывает. Зато, если через определенное времечко, руководство решит поинтересоваться, что было отправлено некоторым товарищам, то моментально не вспомнишь. А зарегистрированная корреспонденция, особенно, если осуществлять регистрацию в электронном виде, находится запросто. Исходящий номер обязательно должен быть, так как это основа основ делопроизводства.

Тем более этот реквизит поможет Вам осуществлять быстрый поиск документа. Конечно, для нахождения нужного письма можно использовать и другие реквизиты. Но если в один день Вы отправили несколько писем без номера, быстрый поиск значительно осложняется. То есть и номер есть, и партнеры чувствуют себя комфортно, и не нужно лишний раз в журнал регистрации заглядывать, если что-то срочное.

Предлагаем ознакомиться  Доступ с вашего IP-адреса временно ограничен — Авито

У нас тоже есть привязка исходящих писем к текущей дате. Я тоже считаю, что это разумное решение. Зная номер исходящего письма, всегда легко по нему, при необходимости, поднять его копию.

Например: кто-то из сотрудников очень спешил с отправкой письма, по текущим вопросам, а журнал учета у меня ведь это обязанности серетаря вести учет входящих-исходящих , а так как у нас несколько офисов, человеку не всегда удобно звонить и спрашивать номер.

Я отправляю письма с исходящим номером всегда. Так проще найти письмо по исходящему номеру, можно вести и электронный вариант исходящих писем, и если директору понадобится срочно найти какое-то письмо, то поиск не займет много времени. Абсолютно не вижу никакой проблемы в том, что бы исходящее письмо было без номера.

Куда важнее содержание письма, подписи на нем, а так же печать. Для пущей достоверности и что бы не переживать о том, дошло ли оно до адресата или нет, можно спросить кто его принял и поставить дату отправки.

Да, мой пароль: Забыли пароль?

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов – письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр.

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Регистрационный номер документа — реквизит многофункциональный. Помимо своего основного предназначения — порядковой нумерации документов, индекс документа помогает решать самые разные задачи. ГОСТ Р 6. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Так, нумерацию исходящих писем дополняют кодом подразделения, выступившего инициатором документа.

Очень часто приходят письма, где работники, отвечающие за учет тех или иных документов, спрашивают, как изменить информацию в журнале регистрации, если из-за невнимательности совершили ошибку.

В этой статье будут представлены вашему вниманию самые распространённые ошибки, которые допускаются при работе с регистрацией документов секретарями и делопроизводителями.

Нужно ли эту ошибку исправлять или же можно её оставить без изменений? Как сделать так, чтобы больше не допускать ошибок? Первое и главное: всё-таки мы являемся людьми, а не какими-то там автоматами, которые никогда ни в чём не ошибаются.

И мы записали, что это — птеродактиль. А вышло, что это был птерозавр!

Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт Секретарь – человек, который знает всё обо всех и ещё кое-что. Секретарь Клуб. Исходящие без нумерации Тема в разделе ” Общее делопроизводство и документооборот “, создана пользователем alexey-krd , 24 окт

Исходящие документы – это документы, которые составляются в организации и направляются сторонним организациям, должностным лицам, гражданам письма-запросы и письма-ответы, справки, докладные записки, подаваемые на имя руководителя вышестоящей организации, и т.

Исходящие документы, подготовленные в организации и предназначенные для отправки, после надлежащего оформления и подписания руководителем регистрируются централизованно в службе документационного обеспечения управления ДОУ в регистрационно-контрольных карточках РКК или журнале регистрации исходящих документов.

После подписания руководителем или иным уполномоченным лицом документ передается в службу ДОУ на регистрацию. Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым порядком в пределах делопроизводственного года независимо от того, каким структурным подразделением подготовлен документ и в какое дело он будет подшит.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: 1С Документооборот: Исходящие документы

Просто письма и приказы я составляю сама Регистрационный номер входящих и исходящих документов обычно состоит как минимум из двух частей: – порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года; – номера дела по номенклатуре дел. В небольших организациях может применяться простая порядковая нумерация.

Порядковые регистрационные номера проставляются на документах валовым пример оформления исходящего документа-ответа на письмо, а также.

Автоматизированная регистрация

Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.

Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.