Причина №1: Мы все такие разные

Для примера рассмотрим этапы формирование табеля. В маленьких организациях обязанности кадровика часто исполняет бухгалтер, он же считает зарплату. В организациях со средним количеством сотрудников табель формируется отделом кадров, после чего передается в бухгалтерию для расчета зарплаты. Сложнее всего процесс формирования табеля устроен на крупных предприятиях.

И, как ни странно, именно здесь, несмотря на наличие качественного ПО, часто наблюдается самый большой процент ручного труда. Табель ведется отдельно в каждом подразделении, цехе, иногда отдельно на каждом участке: за табель может отвечать начальник цеха, бригадир, мастер. Бывает, что на заводе в каждом цехе свои отдел кадров и расчетчики зарплаты. Поэтому процесс создания табеля может отличаться от цеха к цеху.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdeven-GB

Практически на каждом предприятии сформирована своя уникальная система документооборота. Так, один из участников опроса поделился, что на его заводе бригадир каждый день ведет табель в MS Excel, «перекидывая» подчиненных с одного места работы на другое. Представители другой компании рассказали, что их начальник цеха табель заполняет на бумаге, затем передает его руководителю подразделения и далее в кадровый отдел, где полученные данные сверяются с приказами.

Как видим, ситуации бывают разные. И, к сожалению, современные средства автоматизации, как бы хороши они ни были, при внедрении не всегда получается подстроить под текущие бизнес-процессы каждой конкретной организации.

С другой стороны, не стоит ли производителям программных продуктов попытаться предугадать различные варианты построения бизнес-процессов пользователей? В частности, электронные проходные в наше время — уже не такая большая редкость, так почему бы не предусмотреть в программах возможность загрузки табеля из внешнего файла?

«Контур-Персонал» развивается именно в этом направлении: с каждой новой версией появляется все больше функционала, связанного с потребностями различных групп пользователей. Так, в последней версии появился шаблон для заполнения табеля в MS Excel. Такой шаблон можно ежемесячно рассылать всем руководителям подразделений.

При этом исключается вероятность ошибок, поскольку при заполнении допускается указать строго ограниченный набор букв табеля, задать время в определенном формате. Нельзя, например, вписать в ячейку со временем букву табеля и наоборот. Заполненные файлы возвращаются в отдел кадров и загружаются в программу.

Предлагаем ознакомиться  Получение РВП по браку в 2020 году: перечень документов, образец написания заявления и сроки оформления

Кадровик или бухгалтер отвечает за достоверность начисленного оклада

При загрузке программа проверит данные на соответствие: например, если в программе есть приказ на отпуск по сотруднику, а в принимаемом табеле в этом периоде указано рабочее время, то программа выдаст предупреждение. Все происходит под контролем кадровика, но он уже не выверяет информацию вручную. В дальнейшем табель автоматически передается в программу для расчета зарплаты, где с ним начинает работать расчетчик.

Конечно, при внедрении такого решения на предприятии потребуется стандартизация бизнес-процесса: на каждом рабочем месте руководителя должен быть установлен компьютер, а на нем — программа, позволяющая работать с таблицами (MS Excel). Но почему бы и не модернизировать процесс, не свести его к единому для всех набору действий? При этом время, затрачиваемое кадровиками на сверку табелей, многократно сократится.

Причина №3: Кадровую программу выбирает… не кадровик

Как правило, разработчики стараются вложить в свои системы максимальное количество типовых процессов. Однако невозможно вместить ВСЕ в общую для всех программу. Почти каждое производственное предприятие уникально, поэтому стандартные программы рекомендуется дорабатывать под потребности конкретной организации.

Только в этом случае удастся автоматизировать все бизнес-процессы. Понятно, что это требует денежных вложений. Тем не менее грамотные и дальновидные руководители сознательно вкладываются в доработку базовых версий программ. Общеизвестно, что в результате автоматизации процесс обработки документов сокращается в 2-3 раза. При этом все бизнес-процессы становятся «прозрачными»: их легко контролировать и анализировать.

Наш опрос показал, что не все производственные компании, несмотря на многообразие и сложность своих бизнес-процессов, понимают необходимость доработки программ «под себя», предпочитая обходиться минимумом и теряя при этом время и деньги.

К слову, среди пользователей «Контур-Персонала» и «Контур-Зарплаты» есть организации, для которых выполнены настолько серьезные доработки, что функционал и внешний вид этих программ стали далеки от поставочной версии.

Скорее всего, такая программа действительно хороша в области расчета зарплаты. Но насколько сильна ее кадровая составляющая? Производители подобных «универсальных решений» пытаются втиснуть в них всевозможные «фишки» для управления персоналом, но при этом не догадываются, что кадровику в первую очередь все-таки нужна автоматизация его ежедневной работы.

Мы придерживаемся мнения, что в работе кадровиков и расчетчиков лучше использовать два программных продукта, а не один. Почему? Практика неоднократно доказывала, что невозможно быть экспертом во всем. Кадровое ПО должно быть сосредоточено только на кадровых проблемах, в то время как в программе для расчетчиков во главе угла должен стоять расчет зарплаты.

Предлагаем ознакомиться  Обязанности материального бухгалтера на производстве

По этому принципу созданы «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата». При этом их разработчики понимают, что каждая из программ должна быть частью системы, ведь кадровый учет и расчет зарплаты тесно связаны между собой. «Контур-Персонал» и «Контур-Зарплата» умеют обмениваться личными данными по сотрудникам, приказами на отпуск, командировку, больничными листами и табелем, данными по оплате труда и т д.

Кадровик или бухгалтер отвечает за достоверность начисленного оклада

Множество возможностей для учета движения персонала

Таким образом, ручной труд при взаимодействии кадровиков и расчетчиков можно свести к минимуму. И теперь вы примерно знаете как.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyen-GB

*Проведен специалистами компании СКБ Контур на одном из совместных семинаров для кадровиков и расчетчиков в 2012 году.