Срок хранения больничных листов на предприятии

Сроки хранения документов, в т. ч. больничных листов, регламентируются несколькими НПА.

Прежде всего, это закон о бухучете от 06.12.2011 № 402-ФЗ и положение по бухгалтерскому учету (приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н), которые предписывают хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет. Такой же 5-летний срок хранения больничных указан в ст. 618 перечня типовых документов и сроков их хранения, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.

Однако здесь следует обратить внимание вот на что. Больничный — документ, который имеет отношение к уплате страховых взносов работодателем. А НК РФ требует хранить такие документы в течение 6 лет (подп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Именно этого срока мы и рекомендуем придерживаться во избежании претензий и проблем.

К примеру, если вам предстоит лечение зубов. то нужно помнить, что врач-стоматолог оформляет больничные листы в отдельных случаях при наличии соответствующего решения органа исполнительной власти РФ в области здравоохранения.

Отдельные медицинские учреждения и вовсе не вправе выдавать листки временной нетрудоспособности. К таковым относятся, например, станции скорой помощи, переливания крови и т.д. Не менее требовательно законодатель подходит и к порядку оформления рассматриваемого документа. Существует положение, подробно расписывающее в каких графах какая информация указывается, как вносить исправления и т.д. Не менее строго законодатель подходит и к порядку хранения и учета бланков больничных.

Итак, согласно действующему законодательству, изготовление самих бланков больничных листов обеспечивает ФСС. Медицинские же организации, будь то больница в Иркутске или стоматология в Санкт-Петербурге. получают бланки от регионального отделения Фонда по мере надобности. Для этого ими подается заявка установленной формы. Упомянутый выше приказ не допускает хранить запас бланков, превышающий квартальный запас потребностей.

Необходимо понимать, что бланки больничных листов – это документ строгой отчетности, и отношение к ним особенное. Они хранятся в специальных опечатанных помещения, с надежными замками в специальных обитых железом шкафах. Их постоянно пересчитывают, и полученное количество сверяют с балансовым счетом.

Врачи получают бланки на основании приказа руководителя медицинской организации под отчет. Все листки прошиты за верхний левый угол, корешок которого остается после выдача пациенту больничного листа. Потом, когда доктор обратиться за новыми бланками, он должен будет сдать все корешки до единого.

При этом медицинское учреждение, будь то поликлиника или стоматология. обязано хранить их в течение трех лет. По истечении этого периода они уничтожаются, о чем в обязательном порядке составляется специальный акт.

Но как быть, если врач ошибся и «испортил» больничный лист? Закон допускает вносить в листок нетрудоспособности поправки и помарки, но только в установленном порядке и в определенном количестве. Если исправить документ уж нельзя, он сдается уполномоченному лицу, о чем делается запись в специальной книге.

Сами же испорченные бланки помещаются в специальную папку, порядок оформления которой также строго регламентирован Приказом. Они хранятся там три года, после чего уничтожаются специально созданной комиссией. Это действо также обязательно сопровождается составлением акта.

Комментариев пока нет!

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике. В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г.

Где хранятся больничные листы в организации

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации. Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение. Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

Срок хранения больничных листов

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Где хранятся больничные листы в организации

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения

Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

Порядок утилизации листов нетрудоспособности с истекшими сроками хранения будет следующим:

  1. Архивный работник подготавливает папки, которые уже пересекли рубеж своего обязательного хранения.
  2. Создается комиссия. Состав комиссии утверждается руководителем организации. Комиссия проверяет не только сроки хранения, чтобы убедиться, что они действительно истекли, но и содержимое папки, дабы не уничтожить бланки, которые еще могут понадобиться.
  3. Затем составляется акт, в который вносят сведения об уничтожаемых папках.
  4. Сам факт утилизации оформляется дополнительным документом и напрямую зависит от того каким именно образом данная процедура производится.

Обычно комиссия собирается один-два раза в год, но может и чаще.

Акты об утилизации хранятся постоянно в отдельной папке. В акте указывается номер папки, ее содержимое, даты ее хранения и срок уничтожения. Как поступить с бумагами, которые исчерпали свой срок хранения, решается внутри организации. Например, их можно сдать на вторсырье для переработки или уничтожить через шредер.

Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения больничных листов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой

Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты

Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.

Где хранятся больничные листы в организации

Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.

Предлагаем ознакомиться  Общая инструкция по технике безопасности на производстве

Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@).

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Где хранятся больничные листы в организации

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

  1. Конституция.
  2. Федеральные конституционные законы.
  3. Кодексы.
  4. Федеральные законы.
  5. Акты президента РФ.
  6. Акты правительства РФ.
  7. Нормативные акты министерств и ведомств.

Общие правила хранения документации

Листок нетрудоспособности – документ, по которому предприятие выплачивает сотрудникам пособия. При этом часть пособий возмещается из средств ФСС работодателю после представления в отделение ФСС документов о произведенных выплатах сотрудникам. Сотрудники Фонда соцстраха проводят камеральную проверку документов и на основании решения отделения ФСС возмещают сумму пособий.

Если у организации или ИП не будет подтверждающих документов о произведенных выплатах, в частности, того же больничного листка, пособие могут не возместить. Может возникнуть вопрос по выплатам и позже, в рамках выездной проверки Фонда. Поэтому необходимо сохранить больничные, по которым производились выплаты.

Вид документов Срок хранения Норма законодательства

ДОКУМЕНТЫ ПО КАДРАМ И ОПЛАТЕ ТРУДА

Штатное расписание организации и изменения к нему Не менее 10 лет**
Штатные расстановки (штатно-списочный состав работников) Не менее 75 лет
Правила внутреннего (служебного) распорядка организации Не менее 1 года после замены новыми
Положение об оплате труда и премировании работников Не менее 10 лет
Нормы выработки и расценок Не менее 10 лет, а временные нормы — не менее 3 лет после замены новыми
Должностные инструкции работников Типовые — не менее 10 лет**, индивидуальные — не менее 75 лет
Коллективные договоры Не менее 10 лет**
Личные дела работников (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) Не менее 75 лет
Трудовые договоры (контракты, соглашения), договоры подряда, не вошедшие в состав личных дел работников Не менее 75 лет
Документы о приеме выполненных работ по трудовым договорам и договорам подряда (акты, справки, счета) Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Договоры о материальной ответственности с материально ответственными лицами Не менее 5 лет после увольнения материально ответственного лица
Образцы подписей материально ответственных лиц Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о краткосрочных внутрироссийских и зарубежных командировках и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет
Приказы и распоряжения о дисциплинарных взысканиях и документы к ним (справки, сводки, информация и др.) Не менее 5 лет

Иные виды приказов и распоряжений по личному составу и документы к ним (справки, сводки, информация и др.), в том числе:

—о приеме на работу, перемещении, совмещении, переводе и увольнении;

—аттестации, повышении квалификации, присвоении званий (разрядов, категорий и др.);

—изменении фамилии;

—поощрении и награждении;

—оплате труда, премировании и различных выплатах;

—всех видах отпусков работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

—отпусках по уходу за ребенком;

—отпусках без сохранения заработной платы;

—длительных внутрироссийских и зарубежных командировках;

—командировках работников, занятых на тяжелых, вредных или опасных работах;

Не менее 75 лет
Табели (графики), журналы учета рабочего времени Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю Не менее 5 лет, а при тяжелых, вредных или опасных условиях труда — не менее 75 лет
Документы о сокращении рабочего дня в связи с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда Не менее 75 лет
Документы о премировании работников (расчеты, справки, списки) Не менее 5 лет
Документы о получении заработной платы и других выплат (расчетно-платежные ведомости, сводные расчетные ведомости, расчетные листки на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии), а при отсутствии лицевых счетов — не менее 75 лет
Доверенности на получение заработной платы и других выплат (в том числе аннулированные доверенности) Не менее 5 лет при условии проведения проверки (ревизии)
Переписка о выплате заработной платы Не менее 5 лет
Документы о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, предоставлении материальной помощи Не менее 5 лет
Листки нетрудоспособности Не менее 5 лет
Документы об оплате учебных отпусков (заявления, решения, справки, переписка и др.) Не менее 5 лет
Личные карточки работников (в том числе временных работников) Не менее 75 лет
Лицевые карточки (лицевые счета) работников Не менее 75 лет
Исполнительные листы работников (исполнительные документы) Не менее 5 лет
Подлинные личные документы работников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства и др.) До момента востребования, а невостребованные — не менее 75 лет
Книги, журналы выдачи (учета движения) трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 75 лет
Книги, журналы, карточки учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним Не менее 5 лет
Графики предоставления отпусков Не менее 1 года
Документы о квотировании рабочих мест для слабозащищенных категорий работников Не менее 5 лет
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, резюме, заявления, рекомендательные письма и др.) Не менее 3 лет

Отвечает Александр Сорокин,

заместитель начальника Управления оперативного контроля ФНС России

СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно

Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.

Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.

Предлагаем ознакомиться  До скольки лет дают больничный с ребенком и на сколько дней в году

Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения

Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.

Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.

Страховые взносы — 2017: новые формы отчетности уже разработаны

С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.

Начиная с 2017 года, в любом субъекте нашей страны заболевший гражданин может предъявить работодателю не только больничный лист на бумажном носителе, но также и в электронном виде.

Чтобы не хранить больничные в бумажном виде, подключитесь к электронной системе ЕИИС «Соцстрах»

Виртуальная версия бланка не является копией, подтвердить которую можно посредством предоставления бумажного документа. Отнюдь, это его полный аналог, и никаких подтверждений для доказательства его юридической силы не требуется.

Чтобы организация могла оформить бланк в электронном виде, необходимо, чтобы и организация-работодатель, и медицинское учреждение, ведущее лечение больного работника, были подключены к системе ЕИИС «Соцстрах». Именно в ней медицинская организация может оформить выписку лица с больничного. И в ней же работодатель осуществит впоследствии внесение данных, которые нужны, чтобы сотрудник впоследствии получил положенное ему пособие.

Где хранятся больничные листы в организации

Хранить данный листок и делать его распечатки самостоятельно организации нет ни смысла, ни надобности, так как в случае выдачи электронного листка нетрудоспособности, за проведение этих процедур отвечает система «Соцстрах». Потому данный вопрос в отношении организаций-работодателей законом не регулируется.

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Лист нетрудоспособности – это документ-основание, по которому производится начисление денежных средств из фонда социального страхования. Начисление этих средств производится под строгим государственным контролем и подлежит проверкам, поэтому данные бланки должны не только правильно храниться, но и грамотно уничтожаться.

Журнал регистрации больничных листов — образец заполнения

После того как больничный лист будет сдан работником в свою организацию или предпринимателю, на работодателя ложится обязанность по его хранению. Но хранение любых документов невозможно без их надлежащего учета. Предлагаемая вниманию статья расскажет, как правильно вести журнал регистрации больничных листов, образец которого, также, можно найти в настоящей статье.

Листок нетрудоспособности является основанием для выплаты работнику пособия по нетрудоспособности и одновременно основанием для возмещения части пособия из бюджета фонда социального страхования. Как известно, только три дня оплачиваются работодателем из своих собственных средств, остальное оплачивается за счет средств фонда. Но за эти деньги организация или предприниматель должны отчитаться.

Где хранятся больничные листы в организации

В противном случае расходы на выплату пособия не будут компенсированы либо уже полученные денежные средства придется вернуть обратно в фонд. Особенно часто это случается при камеральной или выездной проверке фонда. Он проверяет наличие листков нетрудоспособности и при их отсутствии работодатель рискует своими денежными средствами. Другой такой же популярной причиной отказа в возмещении выплаченных денежных средств могут быть только ошибочно заполненные больничные листы.

Как уже ранее было сказано, нормами законодательства не предусмотрена обязанность работодателей вести такой учет. А если нет такой обязанности, то законодатель не будет себя утруждать разработкой типовой формы. Поэтому работодатели, сталкивающиеся с необходимостью учета и хранения больничных листков, сами разрабатывают формы таких журналов. Руководствуются они при этом общими правилами целесообразности и спецификой работы организации (предпринимателя).

На титульном листе или первой странице журнала:

  • наименование организации или ФИО предпринимателя, некоторые основные реквизиты,
  • даты начала и окончания ведения журнала,
  • если ведется номенклатура дел, то индекс данного документа по номенклатуре дел.

Графы страниц журнала предназначаются для внесения следующей информации:

  1. Номер по порядку — порядковый номер больничного листа в журнале,
  2. Дата предоставления листка нетрудоспособности,
  3. Фамилия, инициалы работника,
  4. Должность, наименование структурного подразделения работника,
  5. Номер больничного листа,
  6. Наименование лечебного учреждения, которое выдало листок нетрудоспособности,
  7. Даты начала и окончания нетрудоспособности,
  8. Количество дней нетрудоспособности.

В организации или у предпринимателя, где учет и регистрация больничных листов доверена нескольким сотрудникам, рекомендуется добавлять графу «Подпись сотрудника, принявшего листок нетрудоспособности». Но в любом случае содержание документа должно быть заверено подписью ответственного сотрудника. Поэтому на каждой странице рекомендуется предусмотреть место для такой росписи.

Так как в дальнейшем из отдела кадров больничные листки передаются в бухгалтерию, то в форму журнала учета листков нетрудоспособности можно добавить графу для проставления росписи сотрудника бухгалтерии получившего из отдела кадров больничный. Это в дальнейшем, в случае утраты документа, позволит избежать споров о том, в каком подразделении был утерян больничный лист.

Регистрационные журналы по общему правилу должны быть прошиты, пронумерованы, и опечатаны на последней странице. На последней странице, на прошивке, проставляется роспись руководителя организации (предпринимателя) указывается сколько листов прошито и пронумеровано. Подпись скрепляется печатью, при её наличии. В то же время если руководитель организации или предприниматель не видит в этом необходимости, то делать это не обязательно.

Хранится и ведется такой журнал, как правило, в отделе кадров, так как это подразделении и принимает больничные листы у работников, считает стаж и передает их в бухгалтерию для выплаты пособия по нетрудоспособности. Если у организации или предпринимателя отсутствует кадровик, то обычно все кадровые вопросы ведет бухгалтер, и если при этом есть необходимость в ведении такого журнала, то и ведет его соответственно бухгалтер.

В ныне действующем законодательстве ведение регистрационной книги не является обязательным. Журнал учета листков временной нетрудоспособности оформляется исключительно по желанию работодателя и позволяет:

  • выявить, сколько дней по болезни отсутствовал на рабочем месте сотрудник, и каким образом будут произведены выплаты пособия (поскольку первые 3 дня больничного периода обязан оплачивать предприниматель или предприятие);
  • проконтролировать, когда работник сдал заполненный бланк, чтобы получить страховую компенсацию (после пережитого заболевания он должен принести бланк работодателю в течение 6 месяцев после выздоровления);
  • быстро предоставить в случае проверки, проводимой Фондом социального страхования (далее — ФСС РФ), интересующий сотрудников фонда лист нетрудоспособности.

Где хранятся больничные листы в организации

Сама форма учетного документа была введена в действие еще Приказом Минздрава СССР от 4 октября 1980 года № 1030 «Об утверждении форм первичной медицинской документации учреждений».

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

  • первичные документы;
  • учетные регистры;
  • бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

Предлагаем ознакомиться  Код дохода в справке 2-НДФЛ 2020: расшифровка

Где хранятся больничные листы в организации

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

Обеспечение сохранности больничных листов

Организация должна обеспечивать сохранность как внутренней, так и внешней документации. Для этого на предприятиях организуются собственные архивные помещения. Только документация длительного хранения передается в государственные архивы на хранение, да и то по истечении нескольких лет.

Бумаги, которые хранятся 10 и менее лет, не передаются в районные архивы, а сберегаются на местах. Для этого временные архивы могут организовываться как в рабочих кабинетах, так и в отдельной комнате, имеющей специальное оборудование.

Начисление по больничным листам производит бухгалтерия, поэтому и первичная сохранность бланков возлагается на них. Как правило, отвечает за ведение начисления и дальнейшую подшивку бланков один работник, чаще всего бухгалтер-расчетчик.

Папка документации формируется в течение календарного года, а по его окончании сшивается и передается в архив организации. Ведение архивной документации также возлагается на одного человека, который осуществляет прием документации, занося ее в соответствующие журналы приемки и присваивая ей соответствующий номер. При необходимости папка с подшивкой может выдаваться кому-то из работников под личную подпись.

Когда находящиеся на хранении больничные листки могут пригодиться?

После замены старой формы больничного листа на новую, часто возникают вопросы при заполнении графы «Номер больничного листа». Где указан номер листка нетрудоспособности, и что он из себя представляет, подробно объяснено в Письме Фонда Соцстрахования России № 14-03-11/15 — 8553 от 22 сентября 2011 года.

Сколько хранятся больничные листы в организации?

Как следует из указанного письма, номер больничного листка (номер бланка листка нетрудоспособности) состоит из двенадцати цифр. На бланке больничного листа он находится в двух местах, на основной части бланка и на отрывном корешке. Так как отрывная часть бланка остается в медицинском учреждении, то сотруднику отдела кадров искать номер следует в основной части бланка, которую работник предоставляет своему работодателю.

Основная причина появления вопроса в отношении номера больничного литка в том, что в новых бланках листков отсутствует серия. Если ранее в документе указывалась серия и номер бланка листка нетрудоспособности, то теперь на листке присутствует только двенадцатиразрядный номер.

Обратите внимание: в новом бланке листка нетрудоспособности отсутствует серия, идентификация документа производится только по номеру. Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа

Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд

Указанный идентификационный номер бланка расположен в верхней правой части документа. Он расположен в белом поле под штриховым кодом. Номер представляет собой четыре группы чисел в каждой из которых находится три знака. При этом первые девять чисел являются порядковыми и только последние три — контрольный разряд.

Что представляет собой больничный лист

Больничным листом называется бумага, которая является свидетельством наступления у гражданина, работающего в какой-либо организации, временной нетрудоспособности. Выдается данный документ организацией, имеющей государственную аккредитацию, и лицензию на осуществления деятельности, и в частности выдачу искомой формы.

Для работника искомый больничный лист в принципе имеет серьезную значимость, а именно он:

  • дает лицу право отсутствовать на работе в период действия бланка;
  • подтверждает, что человек имеет уважительную причину для внезапного отдыха, не вписывающегося в рамки ежегодного оплачиваемого отпуска;
  • обеспечивает получение больным работником пособия ввиду временной нетрудоспособности, призванного компенсировать отсутствие лица на работе.

Форма больничного листа установлена на государственном уровне

Нужно также упомянуть, что искомый лист – не просто клочок бумаги, составленный доктором в произвольном стиле. Нет, это специальная форма, имеющая номер 347-н, состав и вид которой утверждены Минздравом России.

Поскольку бланк имеет официальное происхождение, соответственно для него также разработаны и:

  • правила оформления;
  • правила выдачи.

Помните, что для получения временного освобождения от работы, вы не имеете права отправиться в любую медицинскую организацию, и получить листок нетрудоспособности голубого цвета. Нет, больничный дать может далеко не каждая медицинская организация, и не каждый врач. Так, даже если сама больница обладает лицензией для отправки вас на больничный, работающие в ней врачи скорой помощи, специалисты приемного отделения и работники станций, осуществляющих переливание крови, не могут по закону давать вам отгул. В их силах лишь предоставить справку, которая подтвердит, что такого-то числа вы были в указанном учреждении.

Несколько слов о больничном листе

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований статьи 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.

2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена статья 29 уже упомянутого нами ФЗ «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение.

Однако в России действует еще и приказ Минкультуры РФ «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4 и равен 5 годам. При этом пункт 11.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.

Несмотря на кажущееся единодушие, пункт 11.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер. Дело в том, что существует еще один закон — «О страховых взносах в ПФ РФ, ФСС РФ, ФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ, статья 28 которого определяет иные сроки хранения страховых документов.