В каких случаях можно использовать УПД

Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:

  • счет-фактура,

  • накладная или иной передаточный документ,

  • либо все вместе.

Его можно применять:

  • при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;

  • при различных видах отгрузки товаров;

  • при проведении сделок посредством комиссионеров,

  • принципалов; при передаче своих имущественных прав другому лицу.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

Могут возникать ситуации, при которых встает вопрос об одновременном использовании УПД и СЧФ. Например, один контрагент требует оформить сделку счетом-фактурой и товарной накладной, а другой согласен на обмен УПД. С точки зрения законодательства, оба варианта вполне легитимны и могут применяться в одной организации.

Применение одного из вариантов оформления возможно в рамках одного договора, т.е. все отгрузки по одному договору могут, например, оформляться пакетом документов «СЧФ накладная», а по другому договору – УПД, заполненным в соответствии со статусом «1». Разные партии в рамках одного договора могут оформляться как пакетом документов «СЧФ первичный документ БУ», так и УПД со статусом «1» (по тексту письма №ГД-4-3/8963 ФНС от 27-05-15 г.).

В НУ эти суммы признаются и в целях расчета налога на прибыль, одновременно с учетом по НДС.

Применение УПД не накладывает ограничений на использование в документообороте других учетных форм. Теоретически нет законодательного запрета и на использование УПД со статусом «2» с одновременным оформлением счета-фактуры.

Главное

  1. УПД целесообразно применять при ограниченном документообороте и объемах хозяйственных операций.
  2. СЧФ может применяться в пакете с документами БУ подтверждающего характера практически повсеместно.
  3. В ряде случаев заменить счет-фактуру УПД невозможно.
  4. Применение двух видов документов в рамках разных партий по договору либо в рамках разных договоров законом не запрещено.
  5. В законодательстве не содержится запрета также на одновременное использование УПД и любых иных документов.

Сразу оговоримся, что применение универсального передаточного документа — это право, а не обязанность. Другими словами, налогоплательщики могут отказаться от УПД и, как прежде, заполнять отдельно счет-фактуру и отдельно — накладную либо акт.

Для компаний и предпринимателей, которые решат перейти на универсальный передаточный документ, возможны два варианта.

Первый вариант подразумевает, что УПД заменяет собой как счет-фактуру, так и накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ одновременно служит для расчетов по НДС и для признания расходов при налогообложении прибыли. Такому документу присваивается статус 1, который нужно указать в специально отведенном поле (оно расположено в верхнем левом углу бланка). Обычный счет-фактура при первом варианте не нужен.

В настоящий момент УПД со статусом 1 передавать в электронном виде нельзя. Дело в том, что такой документ представляет собой расширенный счет-фактуру, а счета-фактуры могут быть составлены строго по утвержденному формату. Но для универсального передаточного документа формат пока не утвержден.

Второй вариант подразумевает, что УПД заменят собой только накладную, либо акт. В этом случае универсальный передаточный документ служит исключительно для признания расходов в налоговом учете. Что же касается расчетов по НДС, то для них необходим обычный счет-фактура. При втором варианте универсальному документу присваивается статус 2.

Несмотря на отсутствие формата, УПД со статусом 2 можно передавать в электронном виде, как и любой неформализованный первичный документ.

Обратите внимание: вариант, при котором УПД заменял бы только счет-фактуру, не предусмотрен. И хотя изначально он предполагался, впоследствии ФНС России такую возможность исключила.

Добавим, что начать применение УПД можно в любой момент.

Что такое УПД

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

В универсальном передаточном документе есть все без исключения реквизиты, которые предусмотрены для бланка обычного счета-фактуры, утвержденного постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137 (далее — постановление № 1137). В числе прочего, в УПД есть строка 1 «Счет-фактура № ____от ____________».

https://www.youtube.com/watch?v=https:k4PeXs2IoMw

Кроме того, в УПД есть дополнительные строки и графы, где нужно указывать код товара или услуги по ОКВЭД или ОКУН, данные о транспортировке и передаче груза и некоторые другие показатели.

Налогоплательщики вправе доработать форму УПД, предложенную в комментируемом письме. Это означает, что компания или предприниматель может добавить любые строки или столбцы по своему усмотрению. А вот удалять обязательные реквизиты счета-фактуры категорически возбраняется. Это подчеркнул Минфин России в письме от 28.08.13 № 03-07-15/35322 (см. «Минфин одобрил введение единого документа, совмещающего в себе функции счета-фактуры и «первички»»).

Что включает в себя УПД

Рассмотрим подробнее универсальный передаточный документ.

Обязательные реквизиты документа: 

  • название и дата составления первичного документа;

  • выходные данные компании или ИП;

  • наименование хозяйственной операции, которую вы подтверждаете данным документом; денежный или натуральный эквивалент, совершенной операции;

  • данные лица, ответственного за совершение операции;

  • подпись руководителя и ответственного лица с расшифровкой.

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

Стоит отметить, что особое внимание нужно уделить реквизиту «Статус», расположенному в верхней правой части УПД. Именно от него зависит, как вы будете использовать УПД.

Статус УПД

В универсальном передаточном документе есть реквизит Статус. Его значение может быть «1» или «2». Если в поле Статус указать «1», то документ применяется одновременно в качестве счета-фактуры и первички.

  • Обратите внимание: в приложении № 4 к письму № ММВ-20-3/96@ сказано, что статус документа носит лишь информационный характер. А фактически он определяется наличием (или отсутствием) в нем всех показателей, обязательных для первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому, если продавец заполнил правильно все обязательные реквизиты УПД, но ошибся в поле «Статус» (вместо 1 поставил 2), это не означает, что покупатель не сможет воспользоваться вычетом «входного» налога на добавленную стоимость.

Если УПД используется только в качестве первичного документа (статус 2), то в нем не заполняются следующие показатели, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

  • «К платежно-расчетному документу» (строка 7);

  • «В том числе сумма акциза» (графа 6);

  • «Налоговая ставка» (графа 7);

  • «Цифровой код страны происхождения товара» (графа 10);

  • «Краткое наименование страны происхождения товара» (графа 10а);

  • «Номер таможенной декларации» (графа 11).

По выбору в этих полях можно ставить прочерки. Заметим, что если хозяйство не является плательщиком налога на добавленную стоимость и применяет универсальный передаточный документ только в качестве «первички», это не влечет обязанности по исчислению и уплате НДС в бюджет (у таких организаций не указываются значения в графах 7 и 8).

В левой части документа необходимо выбрать один из двух статусов. Статус № 1 говорит о том, что документ одновременно заменяет и передаточный документ (накладную, акт), и счет-фактуру. Статус № 2 означает, что перед вами только передаточный акт. Если продавец выписал УПД со статусом 2, необходимо также выписать и счет-фактуру (применимо для организаций, работающих с НДС).

В зависимости от выбранного статуса заполняются реквизиты универсального документа. Первый статус обязывает заполнить абсолютно все реквизиты УПД. Этот вывод основан на требованиях, которые предъявляются к первичным документам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ).

Статус с кодом 2 позволяет заполнить лишь те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Значит, продавец вправе оставить пустыми часть данных УПД:

  • строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Форма УПД содержит строки «Наименование экономического субъекта» (№ 14 и 19). Их можно не заполнять, если на документе будет стоять печать продавца и покупателя. Печать должна содержать полное наименование организации.

Предлагаем ознакомиться  Опцион на заключение договора - что это такое?

Статус документа носит информационный характер. Фактический статус УПД определяется наличием/отсутствием в нем всех обязательных показателей в отношении первичных учетных документов и (или) счетов-фактур. Поэтому регистрации в книге покупок и книге продаж подлежит даже УПД со статусом 2, если в нем заполнены все реквизиты.

Правила заполнения УПД, заменяющего счет-фактуру и накладную (либо акт)

В универсальном передаточном документе со статусом 1 строки (1)-(7), а также графы 1-11 необходимо заполнять так же, как в обычном счете-фактуре, то есть в соответствии с постановлением № 1137. При этом для строки (2) «Продавец» и строки (6) «Покупатель» предусмотрены особенности.

В случае отгрузки товара под продавцами и покупателями понимаются стороны договора купли-продажи или договора поставки (глава 30 ГК РФ). Если в качестве продавца выступает комиссионер, агент или поверенный, то в строке (2) нужно указать комиссионера, агента или поверенного. Если товар передается перевозчику, в строке 6 нужно указать не перевозчика, а покупателя.

При передаче имущественных прав строки (2) и (6) заполняются в зависимости от содержания сделки. Если это отчуждение исключительного права, то в этих строках следует вписать правообладателя и получателя прав (ст. 1234 ГК РФ). Если это лицензионный договор — то лицензиара и лицензиата (ст. 1235 ГК РФ).

При оказании услуг строки (2) и (6) также заполняются исходя из содержания сделки. Если это «простые» услуги, то в данных строках следует указать исполнителя и заказчика (ст. 779 ГК РФ), если это транспортная экспедиция — то экспедитора и клиента (ст. 801 ГК РФ). В случае договора комиссии указывают комиссионера и комитента (ст.

При передаче результатов выполненных работ в строке (2) надо назвать подрядчика или субподрядчика, а в строке (6) – заказчика или генподрядчика (ст. 702 ГК РФ).

В случае, когда комиссионер приобрел товар от своего имени, но в интересах комитента, то при передаче товара от комиссионера комитенту строки (2) и (6) заполняются следующим образом. В строке (2) указывают стороннего продавца, а в строке (6) – комитента. Данные правила распространяются и на ситуацию, когда агент передает принципалу товар, купленный для него у стороннего поставщика.

Рекомендации по заполнению других реквизитов УПД приведены в таблице 1.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

В универсальном передаточном документе со статусом 2 можно не заполнять поля, которые являются обязательными исключительно для счета-фактуры. Такие строки и столбцы допустимо либо оставить пустыми, либо поставить в них прочерк. Это относится к строке (7) «К платежно-расчетному документу», к графам 6 и 7, предназначенным для суммы акциза и налоговой ставки, и к графам 10, 10а и 11, предназначенным для сведений о стране происхождения импортного товара и таможенной декларации.

Не исключено, что УПД со статусом 2 будут составлять компании или предприниматели, которые не являются плательщиками НДС. В этом случае графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю» заполнять не нужно. Тогда, несмотря на название «счет-фактура», универсальный документ не повлечет за собой обязанности по начислению и уплате НДС.

Также УПД со статусом 2 могут заполнять комитенты, принципалы и доверители, которые передают свой товар комиссионерам, агентам или поверенным для продажи сторонним клиентам. Такой универсальный документ будет выступать в роли «первички», подтверждающей передачу ценностей без перехода права собственности на них.

Таблица 1

Рекомендации по заполнению некоторых реквизитов УПД

№ строки, столбца

Наименование строки, столбца

Правила заполнения

Статус 1

Статус 2

Строки (1) – (7)

Графы 1-11

Заполняются в соответствии с постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137

Допустимо дополнить строки (3) и (4) сведениями об ИНН и КПП грузоотправителя и грузополучателя

Допустимо не заполнять (или ставить прочерк)

в строке (7), в графах 6, 7, 10, 10а и 11

Графа А

Порядковый номер записи в таблице

Не обязателен для заполнения

Предусмотрен для удобства поиска и визуального выделения позиций

Графа Б

Код товара / работ, услуг

Не обязателен для заполнения, отсутствие показателя налоговых последствий не несет

Удобно заполнять для однозначной идентификации  работ/услуг в целях обозначения спецрежимов, налоговых льгот, пониженных тарифов страховых взносов и проч.

Для товаров ставится артикул, для работ — вид деятельности, для услуг — код ОКВЭД, ОКУН

Строка (8)

Основание передачи (сдачи) / получения (приемки)

Информация о сделке (вид сделки, реквизиты договоров, соглашений, поручений и проч.)

Строка (9)

Данные о транспортировке и грузе

Не обязателен для заполнения

Можно указать реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и проч.

Также можно указать следующие дополнительные сведения: базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена (выборка, отгрузка, доставка и проч. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000), организация, несущая расходы по доставке, масса нетто/брутто и проч.

Строка (10)

Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал

Можно указать должность лица, совершившего отгрузку и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке, его подпись и ФИО. Если это лицо подписало счет-фактуру от имени руководителя или главбуха, допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи

Строка (11)

Дата отгрузки, передачи (сдачи)

Не обязателен для заполнения

Можно указать дату отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав

В общем случае эта дата совпадает или будет позднее  даты составления УПД, указанного в строке (1)

Строка (12)

Иные сведения об отгрузке, передаче

Не обязателен для заполнения

Можно указать сопутствующие сведения: данные о паспортах, сертификатах и о любых других документах, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД

Удобно заполнить при большом количестве приложений

Строка (13)

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность, ФИО и подпись ответственного лица со стороны продавца

Если это лицо указано в строке (10), допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи

Если это лицо подписало счет-фактуру от имени руководителя или главбуха, допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи

Если ответственных лиц несколько, в УПД следует внести дополнительную строку, например, строку (13а)

Строка (14)

Наименование экономического субъекта — составителя документа (в т.ч. комиссионера (агента))

Можно указать наименование и реквизиты субъекта, составившего УПД со стороны продавца. Это может быть лицо, ведущее бухучет продавца, комиссионер или агент, передающий комитенту или принципалу товары и др.

Допустимо не заполнять при наличии печати с полным наименованием субъекта, составившего УПД со стороны продавца

Строка (15)

Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял

Можно указать должность лица, принявшего товар, результаты работ или услуг и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке со стороны покупателя, его подпись и ФИО

Строка (16)

Дата получения (приемки)

Не обязателен для заполнения

Можно указать дату получения товара, принятия  результатов выполненных работ, получения имущественных прав

Не может быть ранее даты составления УПД (строка (1)) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке (11)

Строка (17)

Иные сведения о получении, приемке

Не обязателен для заполнения

Можно указать сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД

Удобно заполнить при наличии у покупателя существенной дополнительной информации

Строка (18)

Ответственный за правильное оформление сделки, операции

Должность, ФИО и подпись ответственного лица со стороны покупателя

Если это лицо указано в строке (15), допустимо указать только его должность и ФИО без повторения подписи

Если ответственных лиц несколько, в УПД следует внести дополнительную строку, например, строку (18а)

Строка (19)

Наименование экономического субъекта — составителя документа

Можно указать наименование и реквизиты субъекта, составившего УПД со стороны покупателя. Это может быть лицо, ведущее бухучет покупателя.

Допустимо не заполнять при наличии печати с полным наименованием субъекта, составившего УПД со стороны покупателя

М.П.

Не обязателен для заполнения

Можно поставить печати экономических субъектов -составителей документа

При наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ, отсутствие печатей не является основанием для отказа в принятии УПД к налоговому учету

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

Два года назад ФНС в своем письме от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ порекомендовала налогоплательщикам использовать универсальный передаточный документ (УПД), который заменяет накладную (акт) и счет-фактуру. Многие бухгалтеры отнеслись к этой возможности с осторожностью, ведь Налоговый кодекс не содержит такой нормы.

Универсальный передаточный документ содержит все реквизиты счета-фактуры, полностью дублируя его. Именно этот факт позволяет принимать НДС к вычету на основании УПД. Кроме того, анализируемый документ включает в себя основные элементы накладной ТОРГ-12: основание отгрузки, даты отгрузки и получения товара (услуги, права), подписи ответственных лиц.

В целом УПД может заменить и другие передаточные документы: акт выполненных работ (услуг), накладную на отпуск материалов на сторону М-15, акт приема-передачи основных средств ОС-1 (письмо ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Универсальный передаточный документ отвечает всем требованиям, которые предъявляются к первичному учетному документу, поэтому покупатель вправе признать расходы на основании УПД.

Как присвоить номер УПД

Номер передаточного документа зависит от его статуса. Налоговое законодательство предъявляет определенные требования к порядку нумерации счетов-фактур. Так при выставлении счета-фактуры в строке 1 должен быть обязательно указан его порядковый номер (п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур, утв.

Предлагаем ознакомиться  Договор аренды цистерн для хранения

Постановлением № 1137). Номера счетов-фактур, в т.ч. корректировочных и авансовых, присваиваются в хронологическом порядке (письмо Минфина РФ от 10.08.2012 № 03-07-11/284). Кроме этого, определен специальный порядок нумерации счетов-фактур обособленными подразделениями (участником товарищества, доверительным управляющим).

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

Что касается требований к первичному бухгалтерскому документу, то номер не перечислен среди его обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исходя из этого:

  • в УПД со статусом «1» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур;

  • в УПД со статусом «2» номер присваивается в соответствии с хронологией нумерации первичных документов (накладных, актов и т.д.).

Как заполнить дату УПД

В рекомендуемой форме универсального передаточного документа мы видим три даты:

  • строка (1) — дата составления документа;

  • строка [11] — дата совершения факта хозяйственной жизни (дата реальной отгрузки товаров, передачи заказчику результатов работ, предъявления документа об оказании услуг, передачи имущественных прав);

  • строка [16] — дата получения товаров, приемки результатов работ, оказания услуг, получения имущественных прав.

Законодательство увязывает дату составления счета-фактуры, момент определения налоговой базы и возникновение права на вычет у покупателя. В соответствии с п.5 ст.169 НК РФ, пп.«а» п.1 Правил заполнения счетов-фактур:

  • счет-фактура должен быть выставлен не позднее 5 календарных дней со дня отгрузки товара (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав;

  • счет-фактура, выставленный до даты отгрузки (до оформления первичных документов, подтверждающих отгрузку), не может являться основанием для вычета (письма Минфина РФ от 09.11.2011 № 03-07-09/39, от 17.02.2011 № 03-07-08/44);

  • моментом определения налоговой базы по НДС для работ следует признавать дату подписания акта сдачи-приемки работ заказчиком (письма Минфина РФ от 16.03.2011 № 03-03-06/1/141, от 07.10.2008 № 03-07-11/328).

Согласно ч. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а при невозможности — непосредственно после его окончания.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Рассмотрим теперь возможные варианты проставления дат в передаточном документе:

  • УПД составляется в момент совершения факта хозяйственной жизни (отгрузки товара, передачи работ, услуг, имущественных прав). Вполне может быть «идеальный вариант», когда дата составления документа, даты отгрузки и приемки товаров совпадают, тогда соответственно совпадают и показатели строк 1, 11 и 16.

  • Могут совпадать даты составления документа и дата отгрузки, то есть совпадают строки 1 и 11, а дата приемки, то есть стр. 16 будет позже.

В этих случаях моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строках 1 и 11, а для работ — в строке 16.

  • УПД может составляться до совершения факта хозяйственной жизни (перед отгрузкой товаров, передачей), тогда хронология событий будет выглядеть следующим образом:

1. составление документа — дата, указанная в cтроке 1;

      2. отгрузка — дата, указанная в cтроке 11;

      3. приемка — дата, указанная в cтроке 16.

Когда оформлять УПД, а когда счёт-фактуру

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ — в строке 16.

1. отгрузка — дата, указанная в cтроке 11;

2. составление документа — дата, указанная в cтроке 1;

3. приемка — дата, указанная в cтроке 16.

Моментом определения налоговой базы по НДС будет являться дата, указанная в строке 11, а для работ — в строке 16. Что касается покупателя, то он вправе заявлять вычет по НДС не раньше даты получения товара или даты приемки работ, указанной в строке 16.

Как налоговики будут проверять УПД

Грустный

Если налогоплательщик предъявит универсальный передаточный документ со статусом 1 в качестве основания для вычета по НДС, инспекторы, прежде всего, обратят внимание на строки (1)-(7) и графы 1-11. Эти поля должны быть заполнены в соответствии с пунктом 5 статьи 169 НК РФ.

Помимо этого, налоговики убедятся, что УПД подписан по правилам, изложенным в пункте 6 статьи 169 НК РФ. А на документе, составленном предпринимателем, рядом с его подписью стоят реквизиты свидетельства о госрегистрации. Только в этом случае организация или предприниматель получит право на вычет.

Однако, не стоит забывать, что ошибки, не препятствующие идентификации продавца, покупателя, наименования товаров (работ, услуг), их стоимости, ставки и суммы налога, не являются поводом для отказа в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).

Если УПД (со статусом 1 или статусом 2) предъявлен в качестве документа, подтверждающего расходы в налоговом учете, инспекторы сделают следующее. Сначала они убедятся в наличии всех реквизитов, которые перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ. Строки и столбцы, где должны быть указаны эти реквизиты, приведены в таблице 2.

Затем инспекторы посмотрят, заполнена ли строка (11) «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». Если эта строка пуста, либо в ней стоит прочерк, то налоговики будут считать, что дата отгрузки совпадает с датой составления УПД, которая указана в строке (1).

Аналогичным образом проверяющие исследуют строку (16) «Дата получения (приемки)». Отсутствие показателя в этой строке будет означать, что день получения совпадает с датой отгрузки, указанной в строке (11). А если строка (11) тоже пуста, то дату получения приравняют к дате составления документа, указанной в строке (1).

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

Таблица 2

Поля УПД, в которых налоговики станут искать обязательные реквизиты «первички»

Обязательный показатель первичного документа

Строка или столбец УПД, где можно найти значение показателя

Наименование документа

показатель расположен в левом верхнем углу формы (значение показателя — «универсальный передаточный документ»)

Дата составления документа

строка (1)

Наименование экономического субъекта, составившего документ

строки (14) и (19) или информация, содержащаяся в печатях, заверяющих подписи ответственных лиц

Содержание факта хозяйственной жизни

строки (2), (2а), (2б) – одна сторона сделки;

строки (6), (6а), (6б) – вторая сторона сделки;

графы 1, Б — предмет сделки;

строка (8) – основание возникновения конкретных правоотношений;

строки (9), (12), (17) – дополнительная  информация по сделке при ее наличии;

строки (11), (16) – уточняющие данные о датах при их наличии

Величина натурального и (или) денежного изменения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения

графы 2, 2а, 3 — натуральное измерение;

графа 9, строка (5) – денежное измерение;

графы 4, 5, 6 — промежуточные значения

Наименование должностей лиц, совершивших сделку, операцию и ответственных за правильность ее оформления

ИЛИ

ответственных за правильность оформления свершившегося события

строка (10) – для продавца;

строка  (15)  – для покупателя

ИЛИ

строка (13) – для продавца;

строка (18) – для покупателя

Подписи лиц, ответственных за правильность оформления сделки, операции, свершившегося события с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц

подписи продавца:

строка (10) – если передающее физическое лицо одновременно является лицом, ответственным за правильность оформления операции (сделки);

строка (13) – если физическое лицо, указанное в строке (10) не является ответственным за правильность оформления операции (сделки);

строка, предназначенная для подписи счета-фактуры руководителем или иным уполномоченным лицом — если подписи в строках (10) и (13) отсутствуют

подписи покупателя:

строка (15) – если получающее физическое лицо одновременно является  ответственным лицом;

строка (18) – если физическое лицо, указанное в строке (15) не является ответственным за правильность оформления операции (сделки)

Кто ставит подпись в УПД

Кто и в каких строках должен подписывать универсальный передаточный документ? Строки «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо», «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» заполняются всегда  согласно ст. 169 НК РФ, Приложению № 1 к Постановлению № 1137. Нет исключения для заполнения этих строк и при применении статуса «2».

В строке 10 указывается должность, инициалы и подпись лица, отгрузившего товар, или уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени организации или предпринимателя. Если это лицо совпадает с лицом, уполномоченным подписывать счет-фактуру, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Предлагаем ознакомиться  Как вступить в наследство через суд

В строке 13 нужно указать должность, инициалы и подпись человека, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Если это это тот же человек, кто указан и в строке 10, то в строке 13 можно указать только должность и инициалы без повторения подписи.

В строке 15 нужно написать должность, инициалы и подпись лица, получившего товар, или лица, уполномоченного подписывать акты передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта.

В строке 18 указывается должность, инициалы и подпись лица, ответственного за правильное оформление факта хозяйственной жизни, со стороны покупателя. Если это лицо совпадает с лицом, указанным в строке 15, то может указываться только должность и инициалы без повторения подписи.

Обратите внимание: проектом Федерального закона № 192810-6 «О внесении изменений в Федеральный закон от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»» (в редакции от 14.06.2013, принятой Государственной Думой во втором чтении) предложено внести изменения в статью 9 Закона. Поправки в часть 1 статьи 9 ужесточают требования к первичным учетным документам.

Изменения, вносимые в часть 3 статьи 9, разграничивают меру ответственности лиц, подписывающих первичные учетные документы. Так, «лицо, ответственное за правильность оформления факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных.

Наименование экономического субъекта и печать

Строка 14 УПД — показатель, позволяющий включить информацию о хозяйствующем субъекте, составившем  документ со стороны продавца (исполнителя). Это может быть лицо, ведущее бухгалтерский учет продавца (исполнителя), или комиссионер (агент), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные в его интересах.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

В строке 19 нужно указать сведения о хозяйствующем субъекте, составившем документ со стороны покупателя (заказчика), в том числе сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет покупателя.

Печать на универсальном передаточном документе не нужна. Во-первых, она не предусмотрена для счета-фактуры (исключена из п. 6 ст. 169 НК РФ с 01.01.2002). Во-вторых, она не является обязательным реквизитом первичного учетного документа. Поэтому отсутствие печати в УПД не будет препятствием, как для вычета НДС, так и для документального подтверждения расходов для целей налога на прибыль.

Однако, если на документе будет стоять печать, имеющая в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ, показатели строк 14 и 19 можно не заполнять.

Как исправить ошибку в УПД

Ошибки в УПД нужно исправить по правилам, которые прописаны в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Порядок зависит от статуса УПД. Если используете УПД и как первичный документ, и как счет-фактуру, исправляйте ошибки и по правилам постановления Правительства РФ от 26 декабря 2011 г.

УПД со статусом 1

Если ошиблись в показателях, которые относятся и к первичному документу, и к счету-фактуре, составьте новый УПД. Его заполните в зависимости от вида ошибки. Первый вид: ошибка помешает принять НДС к вычету. В этом случае составьте новый УПД. В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления.

В новом УПД проставьте статус 1, а документ составьте по правилам пункта 7 раздела II приложения 1 к постановлению Правительства РФ № 1137. Второй вид: ошибка позволит принять к вычету НДС. Чтобы исправить ошибку, составьте новый УПД и присвойте ему статус 2 независимо от статуса первоначального.

В строке (1а) укажите порядковый номер и дату исправления. Исправляйте УПД по правилам статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Такой документ не регистрируйте в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, в книге покупок и книге продаж. Если ошиблись в показателях, которые относятся только к первичному документу и не затрагивают показатели счета-фактуры, ошибку исправьте по правилам Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ: либо составьте новый УПД со статусом 2; либо исправьте первичный УПД.

Когда УПД используете только как первичный документ, ошибку исправляйте по Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Есть два способа: составьте новый УПД с верными данными; исправьте первичный УПД.

Сфера и порядок применения УПД

Форму УПД могут использовать организации и ИП на любой системе налогообложения. Юридические лица и ИП на УСН и ЕСХН могут использовать УПД в качестве первичного документа со статусом 2 для подтверждения расходов в целях налогообложения (письмо ФНС России от 05.03.2014 № ГД-4-3/3987).

УПД со статусом 2 могут составлять комитенты при отгрузке товара и продавцы, осуществляющие операции, не облагаемые НДС.

Если вы решили применять универсальный документ для целей бухгалтерского и налогового учета, зафиксируйте это решение в учетной политике. Также утвердите форму УПД, которую будет применять организация.

Необязательно полностью переходить на использование УПД. Даже по одному договору, который подразумевает несколько поставок, можно составлять как привычные всем документы (счет-фактуру, накладную, акт), так и УПД. Это подтверждает письмо ФНС России от 27.05.2015 № ГД-4-3/8963. О правомерности налоговых вычетов на основании универсального документа, в частности, сказано в письме Минфина РФ от 16.06.2014 № 03-07-09/28664.

Если организация перешла на применение универсальных передаточных документов, совсем не обязательно сообщать об этом покупателям. В свою очередь покупатели не вправе требовать от поставщика выписывать счета-фактуры вместо УПД. Некоторые договора поставки содержат наименование документов, которые продавец составляет при отгрузке товаров (работ, услуг). В таком случае нужно составить дополнительное соглашение к договору, где прописать условия применения УПД.

Регистрация УПД в книге покупок и книге продаж

Покупатель сначала регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур, далее – в книге покупок. При этом нужно соблюдать правила, предусмотренные Постановлением Правительства РФ № 1137.

Согласно установленным правилам счета-фактуры регистрируются в хронологическом порядке по дате получения. В УПД эта информация содержится в строке 16 и отражается в графе 8 книги покупок.

Продавец товаров (работ, услуг, имущественных прав) регистрирует УПД в журнале учета полученных и выданных счетов-фактур и в книге продаж. Несмотря на то что в УПД есть несколько различных дат (составления, отгрузки, получения), в графу 3 книги продаж переносится дата составления УПД (строка 1).

Преимущества УПД

Применение универсальных документов значительно упрощает документооборот.

Среди основных плюсов УПД можно отметить:

  • снижение расходов на бумагу;
  • единый стиль документов для всех видов продаж (УПД заменяет акты услуг, ТОРГ-12, ОС-1, М-15);
  • экономию времени на оформление документов;
  • сокращение архива документов.

Но иногда без счетов-фактур не обойтись. Например, счет-фактура выписывается при получении предоплаты. В данной ситуации для целей бухгалтерского учета документ составлять не нужно, а для налогового учета необходимо. Поэтому УПД организация выписать не сможет, т.к. документ со статусом 1 заменяет не только счет-фактуру, но и передаточный акт, который здесь не требуется.

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Подводя итог, можно отметить, что за универсальными документами будущее. И со временем к ним привыкнут, так же как и к новым формам и правилам заполнения документов по НДС, которые были установлены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Как исправить ошибки в УПД, подскажет статья экспертов Норматива.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Об особенностях заполнения универсального корректировочного документа читайте в подробной статье.