Правила регистрации и хранения

Организация вправе сама разрабатывать и утверждать форму или использовать единые бланки (Постановление Госкомстата №78 от 28.11.1997). Однако если предприятие занимается перевозкой людей/грузов, учет движения автомобилей должен вестись в утвержденной форме. Использование нового бланка отражается в учетной политике компании.

ВНИМАНИЕ! Требования приказа Минтранса РФ №152 от 18.09.2008 к оформлению путевок пересекаются с Уставом Автотранспорта. Соблюдать его обязаны перевозчики, которые ввозят что-то и имеют отдельное соглашение о поставках за оплату. Действие закона прекращается, когда речь идет о некоммерческой транспортировке пассажиров/ товаров либо единовременной поездке в собственных целях.

Автомобилисту не нужна путевка. Если сотрудник ГИБДД потребует ее, подобные действия рассматриваются как нарушение прав. Постановление о денежном наказании легко отменить в судебном порядке. Во всех остальных ситуациях предусмотрен штраф за езду без п/л в размере 500-3000 рублей (ст.12.13 КоАП РФ).

Путевой лист требуется организациям и индивидуальным предпринимателям в следующих случаях:

  1. Расчет амортизации.
  2. Контроль передвижения ТС.
  3. Учет общих расходов на автотранспорт.
  4. Учет затрат на ГСМ и топливо (бензин).
  5. Начисление заработной платы водителям.

Данный документ является подтверждением обоснованности поездки, законной транспортировки пассажиров/груза, исправного состояния ТС и права его управления. Выписывание путевки ведется всегда при эксплуатации машины для рабочих целей. При этом форма собственности значения не имеет. Транспортное средство может числиться на балансе предприятия, быть арендованной у сторонней компании либо быть личной машиной работника и использоваться для потребностей организации.

Оформление путевого листа автотранспортного предприятия  ̶  обязанность диспетчера. В других организациях эти функции выполняет ответственный за выпуск ТС на линию сотрудник. Основанием является приказ директора компании. В некоторых случаях п/л заполняется водителями. Они оформляют лишь свою часть бланка и вносят сведения о пробеге машины согласно показателям одометра.

Нередко при заполнении путевого листа на легковой автомобиль применяется специальная программа. С ее помощью можно скрыть ненужные участки бланка, точно определить время пройденного пути, проставить число на документ. Для одинакового оформления путевок все диспетчеры должны владеть навыками работы с указанной программой.

Обязательными условиями оформления являются следующие моменты:

  1. Проверка показаний приборов на соответствие записям в документе.
  2. Фиксация технического состояния машины уполномоченным сотрудником (мастер, механик).
  3. Указание медработником сведений о предрейсовом осмотре водителя.

После рейса путевка передается диспетчеру. Помимо дополнительных сведений в графе №6 «Нулевой пробег» он указывает расстояние от гаражного бокса до начального места погрузки, затем от последнего пункта разгрузки до гаража. Закрытые путевые листы хранятся не менее 5 лет (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008).

Оборотная сторона

Обязательные реквизиты

Согласно внесенным изменениям Минтранспорта (Приказы №476 от 07.11.2017 и №17 от 18.01.2017) путевой лист в 2020 году должен содержать 14 обязательных реквизитов. Их перечень приведен ниже:

  1. Наименование документа.
  2. Номер.
  3. Срок действия.
  4. Информация о собственнике ТС.
  5. Тип и модель авто.
  6. Регистрационный номер.
  7. Показатели одометра (при выезде/прибытии машины в гаражный бокс).
  8. Дата (заезд/выезд из гаража) и время (часы минуты).
  9. Ф.И.О. ответственного за выпуск машины на линию, его подпись с указанием даты, времени и показаниями одометра.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время медосмотра до/после поездки. Исключение составляют экстренные службы (полиция, МЧС, пожарная, скорая помощь и т.д.). Их работники проходят предсменный медосмотр.
  12. Ф.И.О. медицинского сотрудника с подписью и штампом.
  13. Отметка о ТО автомобиля, его время и дата. Если численность автопарка до 100 ед., в штате может отсутствовать механик. В этом случае нужно обращаться в сторонний сервисный центр для техосмотра и получения нужной записи.
  14. Ф.И.О. механика.
Предлагаем ознакомиться  Обращение взыскания на единственное жилье должника || Можно ли обратить взыскание на единственное жилье

Если организация использует самостоятельно разработанный формат документа, в нем указываются все обязательные реквизиты, актуальные на 2020 год.

Согласно Приказу Минтранса РФ №476 от 17.11.2017 в новой форме п/л предусмотрены следующие нововведения:

  • наличие штампа с реквизитами компании необязательно;
  • повышение требований к контролю технического состояния машины;
  • упразднение единой формы документа;
  • присутствие обязательных реквизитов.

Также Закон №152 не требует указания маршрута в путевке: необходимы лишь показания одометра, который фиксирует момент выезда из гаражного бокса и обратное прибытие. Однако как показывает арбитражная практика, контролирующие органы нередко причисляют отсутствие сведений о маршруте к числу нарушений. Бывают случаи, когда в этом вопросе их поддерживает суд. За основу берется Постановление №78. Поэтому, чтобы было меньше недоразумений, эксперты рекомендуют прописывать конечный пункт назначения.

Путевой лист – документ, который нужен для учета и контроля работы транспортного средства и водителя (п. 14 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ).

По какой форме оформлять путевые листы после 01.01.2020 организациям и индивидуальным предпринимателям для легковых и грузовых автомобилей? 

Организация или ИП вправе использовать самостоятельно разработанные бланки путевых листов либо бланки, утвержденные Госкомстатом или отраслевыми ведомствами и доработанные с учетом действующих требований законодательства. В любом случае, формы путевых листов организации необходимо закрепить в своей Учетной политике для целей бухгалтерского учета.

В самостоятельно разработанных бланках путевых листов на легковые, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи должны быть обязательные реквизиты, которые предусмотрены установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, а именно:

  • наименование документа;
  • дату составления документа;
  • наименование экономического субъекта, составившего документ;
  • содержание факта хозяйственной жизни;
  • величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
  • наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Кроме того, укажите в нем обязательные реквизиты, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;
  • сведения о транспортном средстве;
  • сведения о водителе.

Также на путевом листе можно разместить дополнительные реквизиты, которые отражают особенности вашей деятельности (п. 8 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов).

На путевом листе не обязательно должна быть печать (штамп) организации или ИП. В то же время, на нем должна стоять отметка о проведении предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (п. 16.1 Приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152). Для этого в бланке листа необходимо приводить следующую информацию:

  • дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния;
  • подпись, Ф.И.О. контролера.

Организации и ИП, которые оказывают транспортные услуги, должны в 2020 году регистрировать свои путевые листы в журнале регистрации путевых листов (п. 1 ст. 1, п. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Этот журнал учета движения путевых листов иногда также называют реестром путевых листов.

Путевой лист транспортного средства необходим при выезде любого транспортного средства по рабочим целям, независимо от того, собственный это автомобиль организации или арендованный. Жесткие требования к заполнению этого первичного документа установлены только для автотранспортных компаний, однако и для всех остальных он является документом строгой отчетности, поэтому должен содержать обязательные реквизиты.

В 2018 году таких сведений стало больше — чиновники добавили обязанность указывать в путевом листе сведения о прохождении водителем предрейсового контроля технического состояния автомобиля. Кроме того, отменили обязательную круглую печать на оформленном бланке.

Предлагаем ознакомиться  Найти номер дела в суде по исполнительному листу

Приказом Минтранса России от 21.12.2018 № 467 в путевые листы с 01.03.2019 были внесены несколько важных поправок:

  • стало больше обязательных реквизитов. Теперь предприниматели должны вписывать показания одометра при выезде ТС с парковки (места стоянки);
  • диспетчерам надо также фиксировать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда ТС с парковки и заезда на нее;
  • изменился максимальный срок, на который можно оформлять путевой лист 2020. Еще в начале года однажды оформленный документ мог действовать в течение одного месяца. Сейчас так делать нельзя: бумагу оформляют на один рабочий день или одну рабочую смену. Если за это время водитель совершает несколько рейсов, правилами допускается оформление одного путевого листа до начала первого рейса. Закрыть его можно будет по возвращении водителя на парковку;
  • в ситуациях, когда одним транспортным средством управляют несколько водителей, у каждого из них должен быть свой путевой лист. Но при выезде отметку о контроле технического состояния нужно проставлять только в документе водителя, который первым выехал с места стоянки;
  • с весны технический контроль транспортного средства может быть предсменным либо предрейсовым (зависит от конкретной ситуации);
  • штамп медицинского работника в путевом листе стал необязательным. Это не значит, что отменили необходимость проходить медицинский осмотр, но медицинскому работнику теперь не обязательно подтверждать его штампом. Он просто может написать, что водитель прошел осмотр, указать дату и время осмотра, расписаться. Если в организации штамп имеется, выбрасывать его не следует, им можно продолжать пользоваться. Но если оттиска в путевом листе не будет, наказать уже не смогут.

Обязательно ли оформлять путевой лист на автомобиль, который используется для перемещения товаров со склада в торговые точки, а не для оказания услуг по перевозке груза третьим лицам?

Показания из путевого листа используются в качестве основания для начисления заработной платы водителю.

Бланки путевых листов в 2020 году

Кроме этого, путевые листы необходимы для подтверждения расходов на горюче-смазочные материалы, включаемых в себестоимость продукции, работ, услуг и  учитываемых при исчислении налога на прибыль.

Разновидности путевого листа

На практике наиболее часто используют такие три вида путевых листов:

  • N 4-с. Такую форму используют в тех компаниях, которые выбрали сдельную оплату труда для водителей. Зарплата таких работников рассчитывается по средним тарифам, действующим в этой сфере.

  • N 4-п. Такие путевые листы применяют для учета рабочего времени водителя. Работник получает деньги за отработанный период.

  • N 4-м. Это форма используется теми предприятиями, которые занимаются междугородними перевозками и доставками. Оформление путевых листов для таких поездок подразумевает не только указание более полной информации, но и специальные бланки (на их лицевой стороне есть красная полоса и надпись «междугородние перевозки»).

Вид бланка напрямую зависит от типа автотранспорта и сферы его использования. Основные различия прослеживаются в содержании и порядке оформления (Приказ Минтранса РФ №152 от 18.09.2008). Учет п/л ведется в специальном журнале. Новые отдельные бланки введены для следующих категорий ТС:

  • грузовые машины;
  • легковые автомобили;
  • спецтранспорт;
  • легковое/грузовое такси;
  • автобусы для общественного и иного пользования.

Как только организация определилась с нужной формой бланка, бухгалтер обязан утвердить его в журнале «Учетная политика». Также необходимо поступить при переходе на использование иной формы путевки. Однако чтобы такой документ имел юридическую силу, в нем должны быть указаны все необходимые реквизиты в соответствии с новыми правилами заполнения в 2020 году.

Ответственность за нарушения

Ответственность за корректность оформления документов несет лично руководитель организации, а также уполномоченные лица, которые отвечают за эксплуатацию ТС. Те из них, кто ставит на бланке свою подпись, несут ответственность за достоверность данных, которые они заверили. Если при проверке представители ФНС выявят нарушения в заполнении путевого листа, они могут исключить списанные по нему ГСМ из состава расходов в целях налогообложения прибыли. Тогда организации придется доплатить налог, а также уплатить штрафы и пени, назначенные проверяющими.

Предлагаем ознакомиться  Кому надо проводить спецоценку условий труда работников

Таблица 1. Штрафы за недочеты в путевых листах

В чем недочет

Кто вправе оштрафовать

Размер штрафа

на компанию

на гендиректора

на водителя

Нет отметки о предрейсовом или послерейсовом медосмотре

Роструд (ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ)

От 110 000 до 130 000 руб.

От 15 000 до 25 000 руб.

ГИБДД (ч. 2 ст. 12.31.1 КоАП РФ)

30 000 руб.

5000 руб.

3000 руб.*

Росздравнадзор (ст. 11.32 КоАП РФ)

От 30 000 до 50 000 руб.

От 2000 до 3000 руб.

От 1000 до 1500 руб.

Ространснадзор (ч. 2   ст. 12.31.1 КоАП РФ)

30 000 руб.

5000 руб.

3000 руб.*

Нет отметки о контроле технического состояния автомобиля

ГИБДД (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ)

30 000 руб.

5000 руб.

3000 руб.*

Ространснадзор (ч. 3   ст. 12.31.1 КоАП РФ)

30 000 руб.

5000 руб.

3000 руб.*

Путевой лист не подтверждает факт использования автомобиля

Налоговая инспекция (п. 1   ст. 122 НК РФ)

20% от доначисленной суммы налога на прибыль

Что проверить еще

Даже составив путевой лист, опираясь на вышеперечисленные изменения в реквизитах документа, не стоит исключать риска, что инспекторы могут найти серьезные недочеты и попросту признать его недействительным. Обезопасить себя можно, проверив другие ключевые реквизиты, которые, как правило, проверяются налоговиками очень тщательно.

Бланки путевых листов в 2020 году

К таким реквизитам относятся маршруты поездок. Для налоговой путевой лист является документом, подтверждающим, что машина используется именно в служебных целях. Поэтому, хотя сведения о пунктах назначения и не входят в перечень обязательных реквизитов, налоговики настаивают на том, что в путевом листе нужно фиксировать подробный маршрут поездки. Важно указывать конкретные пункты назначения и быть готовым пояснять цели поездки в случае необходимости.

Обязательно нужно обратить внимание и на даты в путевом листе, поскольку с текущими поправками путевой лист выписывается на каждую отдельную смену. Для организации надежнее будет фиксировать не только дату составления, но также и срок действия. Это особенно важно, когда речь идет о многодневных рейсах или круглосуточной работе сотрудника.

Также стоит принять во внимание данные о покупке и расходе топлива. По мнению налоговиков, эти данные являются прямым основанием для подтверждения расходов на ГСМ. Поэтому важно проверить, чтобы были указаны остатки на начало и конец смены, количество купленного и израсходованного в течение дня топлива. Еще более наглядным расчет сделает указание пробега автомобиля за день. А данные о движении топлива стоит подкреплять чеками АЗС.

С 2017 г. отметка о техосмотре тоже стала одним из обязательных реквизитов. Она проставляется перед началом каждого рейса. Ее должен вносить специально уполномоченный сотрудник либо сторонняя организации, имеющая соответствующую специализацию. Без данной отметки водитель не имеет права отправляться в рейс.

Поскольку путевой лист является первичным документом, без подписи он недействителен. Но кто именно должен визировать путевой лист? На текущий момент нет однозначного ответа на этот вопрос, однако судебная практика показывает, что наиболее безопасно заверять путевые листы подписями водителя и бухгалтера.

Все путевые листы следует заполнять аккуратно и без исправлений.

Работник, составляющий документ, обязан использовать только достоверные и актуальные сведения.

В противном случае водитель может быть оштрафован проверяющими органами.

– трудовая инспекция проверяет путевые листы, чтобы выявить, не нарушаются ли права работника предприятия.

Бланки путевых листов в 2020 году

– сотрудники ФНС проверяет путевые листы, чтобы выявить, правильно ли компания учитывает затраты на бензин и уменьшает налог на прибыль.

– налоговые инспекторы проверяют путевые листы в рамках проведения выездных и камеральных проверок.

– сотрудники ГИБДД и Транснадзора проверяет путевые листы в целях обеспечения безопасности дорожного движения.