Как выставить счет для оплаты

Что касается счета на оплату без НДС, то его составление – в интересах, прежде всего, самого поставщика. Дело в том, что, внося плату просто по договору (без выставления счета), покупатель может сделать платеж, ошибочно указав в платежном поручении сумму с НДС – такие ситуации не редкость. Имея же перед собой документ, который еще раз напомнит, что покупка НДС не облагается, покупатель получит лишнее напоминание для того, чтобы заполнить наименование платежа правильно.

Кстати, ситуации, когда покупатель указывает в платежке «в том числе НДС», имея на руках счет без выделенного налога, тоже частенько встречаются. Результат – возможные претензии налоговиков, считающих, что, получив предоплату с НДС, поставщик должен уплатить налог в бюджет. В таком случае счет на оплату без НДС, наряду со счет-фактурой и накладной без указания налога, поможет вам отстоять вашу правоту в спорах с налоговой.

Об оформлении еще одного документа, не содержащего НДС, читайте в материале «Как заполнить товарную накладную (ТОРГ-12) при работе без НДС (образец)».

Стандартный платежный шаблон для оплаты — документ с платежными реквизитами, способный подтвердить, что клиент оплатил конкретную услугу либо товар. Счет такого плана выставляют предприниматели тем, с кем они заключили договоры для продажи товаров либо оказания услуг, а также клиентам, не заключавшим с ними аналогичные соглашения. Он позволяет подтвердить факт оплаты и доказать его впоследствии.

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Печать индивидуального предпринимателя

Законодательством не предусмотрены определенные требования к форме и содержанию такой документации. Но есть специальные стандарты, которые нужно принимать во внимание, оформляя счет от индивидуального предпринимателя либо организации. Документ оформляется при помощи специального шаблона, в котором обязательно указывают нужную информацию, и он должен выглядеть надлежащим образом:

  • ФИО ИП;
  • ИНН;
  • данные банковской организации, с которой сотрудничает предприниматель;
  • список услуг или товаров, которые приобрел покупатель;
  • сумма всех платежей в целом, где должна быть выделена сумма под НДС;
  • номера и даты.
Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Заполнение счета на оплату

Счет от ИП, стандартный образец которого представлен ниже, со всеми нужными данными создают в программе 1С либо Excel. Также есть особые онлайн-сервисы, позволяющие подготовить его при помощи интернета без установки дополнительного ПО на компьютер. Это может быть программа для выставления счетов и актов для ИП. Во время изготовления понадобится учитывать все параметры для оформления документации. Чтобы оформить платежный счет, нужно:

  1. Ввести данные об ИП в первой части шаблона, включая его ФИО, название и адрес компании, ИНН, а также телефон для связи.
  2. Указать данные банковской организации, в которой зарегистрирован продавец и клиент (если это нужно).
  3. Присвоить счету персональный номер. Каждый из них может включаться в перечень остальной документации и учитываться в главной системе документооборота, также ИП могут вести учет отдельно и присваивать каждому отдельный номер.
  4. Перечислить в бланке весь перечень заказанных товаров или услуг в табличном формате или в виде списка, указав для каждого количество, цену, сумму НДС и полную сумму для оплаты.
  5. Дополнительные важные сведения, к примеру, фиксированные платежные сроки либо период, на протяжении которого будут оказывать услугу либо доставлять товары.
  6. Подпись и печать ИП при необходимости, если документацию представят в электронном формате, то они не потребуются.

Покупатель или заказчик, после того как нашли необходимую им продукцию или услуги, обращаются к компании, выступающей продавцом или заказчиком и делают им заявку. Последние подготавливают соответствующий договор и на основании его выписывают счет на необходимый перечень товаров, работ и услуг.

Счет может быть выписан сразу же в момент подготовки договора, или же оформляться после подписания сторонами соглашения. Его составление может быть поручено бухгалтеру, менеджеру по продажам или иному компетентному лицу, ответственному за это.

После этого документ передается представителю покупателя или заказчика. Направить счет можно и удаленно. В последнее время такой способ используется довольно часто, особенно когда компании имеют возможность использовать систему электронного документооборота.

Внимание! Как только счет поступает запрашивающей его стороне, она должна в установленные сроки произвести оплату. После поступления денег на счет продавца или заказчика, последние исполняют предусмотренные договором обязанности.

Для чего нужен счет на оплату и можно ли обойтись без него

Выставление счета предполагает предоставление исполнителем или продавцом покупателю или заказчику специального документа, в котором отражаются банковские реквизиты, а также поименный список товаров, работ, услуг с расшифровкой из единицы измерения, количества, цены за единицу и общей суммы.

Данный бланк при безналичных платежах оформляют как организации, так и предприниматели. Главное значение счета заключается в том, что на его основе происходит заполнение платежных документов, в частности платежного поручения.

Предлагаем ознакомиться  Злостный неплательщик? последствия уклонения: уголовная ответственность за неуплату кредита

Когда платежка поступает в кредитное учреждения для исполнения, работники банка проверяют содержание операции. Если назначение поручения будет содержать ссылку к счету на оплату или (и) договору, то у такого документа больше шансов быть исполненным в кратчайшие сроки.

Значение счета для продавца (исполнителя) также велико. С одной стороны субъект указывает куда именно должны перечисляться деньги за товары и услуги. С другой стороны, у счета существует период действия. Он определяет срок осуществления платежа, а также обязанность организации держать в резерве выписанные по счету товары.

Когда происходит оплата за товары, выписанные по счету заранее, это может позволить покупателю использовать свое право на покупку товара по старой цене, которая была до подорожания продукции.

Так как информация, указываемая в счете, содержится и в других источниках, например, в первую очередь в договоре, то он не является обязательным к оформлению документом. Поэтому стороны могут обойтись без выставления счета.

Фото 1

Однако могут возникать случаи, когда в заключенных договорах содержится условие о том, что оплата должна осуществляться на основании выставленного счета.

В таких ситуациях поставщик или исполнитель обязательно должны предоставить второй стороне счет. Оплата по этому документу плательщиком ведет к исполнению им его обязательств по платежам. Ведь счет устанавливает суммы и сроки исполнения обязательств. Счет является обязательным бланком и в случаях, когда в договоре отсутствует условие об общей стоимости сделки.

Довольно часто на практике встречаются ситуации, когда договорные отношения носят длительный характер, а в установленные промежутки времени одна сторона выставляет другой счет, который оплачивается. После этого первая сторона исполняет свои обязательства, а получатель платежа по завершении месяца подготавливает документы, подтверждающие факт его исполнения.

Как заполнить табличную часть счета без НДС (образец)

Законодательством не определена какая-либо фиксированная форма счета на оплату. Фактически, каждый субъект бизнеса наделен правом разработать для себя свою собственную форму этого документа. В этом случае важно, чтобы он содержал банковские данные получателя денежных средств, а также полную сумму к оплате.

На бланке счета можно размещать какую-либо дополнительную информацию для покупателя — например, о проходящих или будущих акциях на продукцию. Широкое распространение имеет счет-договор — документ, который содержит данные об оплате товара, и в то же время выступает договором на сделку.

Также на документе можно поместить строку, в которой будет оговариваться срок действия цен в счете.

Если у фирмы происходит смена платежных реквизитов, то в шапке можно написать сообщение об этом, а также разместить образец оформления платежного поручения.

Сверху документа обычно размещается информация о продавце. Здесь записываются название субъекта бизнеса, его коды ИНН и КПП, юридический адрес, полные банковские реквизиты (наименование кредитного учреждения, БИК, расчетный и корсчет).

Если поставщик и отправитель груза не совпадают, то ниже можно разместить дополнительные строки, в которых разместить реквизиты последнего. Иначе это можно либо вообще не указывать на документе, либо записать «Он же».

Затем рядом с наименованием документа нужно проставить его номер по порядку и дату заполнения.

Следом указываются сведения о плательщике. Обычно здесь проставляются его название, коды ИНН и КПП, адрес нахождения. Кроме этого, получатель груза и тот, кто его будет оплачивать могут не совпадать. Это приобретает важное значение в ситуации, когда оплачивает товар либо услугу головная компания, а фактически получает ТМЦ филиал. В этой ситуации нужно правильно заполнить оба поля – «Плательщик» и «Грузополучатель».

Если счет выписывается на работы либо услуги, то поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» обычно прочеркиваются.

Внимание! Рекомендуется в счете оформлять графу «Основание». В нее необходимо вносить данные о заключенном договоре, сведения о поступившей заявке и другую информацию.

После этого в форме таблицы указывается информация о поставляемом товаре, либо выполняемых услугах. В каждой строке записываются наименование, единица измерения, количество единиц к поставке, цена за единицу, ставка и сумма НДС, общая сумму по позиции. Составление таблицы завершается строкой «Итого», в которой подводится итоговая сумма по всем позициям к поставке.

Ниже таблицы еще раз дублируется общая сумма в прописном виде, а также размер налога НДС. Если фирма не является его плательщиком, то должна быть указана фраза «Без налога НДС» либо «НДС не облагается».

Руководитель и главный бухгалтер выполняют подписание документа, после чего на счет ставится оттиск печати.

Счет на оплату не является сложным для составления документом. Тем не менее и в нем неопытные бухгалтеры могут сделать ошибку. Однако нужно заметить, что практически всех из них можно избежать, если выставить счет на оплату при помощи любого программного комплекса (1С, Бизнеспак и т. д.).

Предлагаем ознакомиться  Как зарегистрировать гараж в гск

В число возможных ошибок входят:

  • Неверное либо неполное указание реквизитов. Это приведет к тому, что покупатель не сможет произвести платеж. Деньги не пропадут, однако вернутся к нему на счет они скорее всего не раньше, чем через три дня;
  • Неверное указание суммы, которую нужно оплатить. Данная ошибка может привести к тому, что покупатель оплатит товар по более низкой, невыгодной для продавца цене.
  • Неверное указание НДС. В документе должен быть выделен налог НДС, если субъект бизнеса работает с ним, либо проставлена надпись «Без налога НДС». Если счет будет выставлен с налогом, и покупатель оплатит его, указав НДС в платежном поручении, продавцу необходимо будет уплатить эту сумму в бюджет. Даже если он освобожден от данного налога.
  • На счете отсутствуют подписи ответственных лиц, проставлен оттиск печати. Это необходимо, чтобы документ стал юридически значимым.

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Каждому ИП необходимо знать, как правильно заполнять образец счета для ИП без НДС.

Обратите внимание! Такой документ будет непременно соответствовать нужным параметрам и включать все требуемые реквизиты.

Ниже представлен пример для заполнения и готовый бланк с уже внесенными данными для предпринимателей и ООО.

Стандартные данные Примерные данные
Персональный номер и дата Счет № 567 от 5.07.2019
Название организаций клиента и продавца ИП Карпухин Виталий Иванович

ООО «Грузоперевозка»

Адресные данные клиента и продавца г. Москва ул. Лавровая д.15

г. Санкт-Петербург ул. Шевелева д.143

ИНН и КПП ИНН 3629564639364

ИНН 3746384474838, КПП 4536382946

Сведения банка Сбербанк г. Москва БИК 6363363, счет 6363862636, р/с 352526272525
Название услуги либо товара Бумага для принтера
Кол-во 120 упаковок
Стоимость за штуку и сумма по итогу 500 руб., 60000 руб.
Сумма прописью 120 товаров на шестьдесят тысяч руб.

Форма документа предусматривает наличие двух подписей: от предпринимателя и компании, принимающей товар либо услугу. Если у ИП есть доверенное лицо, оно может поставить подпись за него с указанием номера своей доверенности, должности, ФИО и расшифровки подписи. Несмотря на то, что наличие счета и официального шаблона для него не считается обязательным, существуют исключения, касающиеся НДС.

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Образец счета на оплату

Такие меры помогут избежать проблем, в том числе и со стороны налоговой. Это связано с тем, что нередко покупатели совершают ошибки, внося платеж и указывая, что в сумму уже включен НДС. После во время проверок специалисты из налоговой будут считать, что продавец получил оплату с НДС и должен вносить этот налог в счет бюджета.

Обратите внимание!Для доказывания факта отсутствия такого налога понадобится смотреть все старые накладные и счета-фактуры. По этой причине продавцу лучше присылать покупателям документы, где уже будет отсутствовать НДС.

Также желательно указывать, что товары и услуги не будут облагаться таким налогом, чтобы точно знать, что платежное поручение заполнят без ошибок. ИП понадобятся такие же реквизиты, как и в примере, указанном выше, но возле графы со стоимостью лучше добавить примечание, что цена будет без налога на добавленную стоимость.

Давайте рассмотрим образец счета на оплату без НДС:

  • В первой графе заполняем порядковый номер (номеров будет столько, сколько различных товаров или услуг вы продаете покупателю).
  • Во второй графе указываем единицу измерения.
  • В третьей графе проставляем количество.
  • В четвертой – цену.
  • В пятой – сумму товара или услуги.

Заполнив таким образом все графы для каждой номенклатуры, завершаем заполнение табличной части счета внесением в строку «Итого» общей суммы покупки.

Далее под таблицей указываем общую стоимость прописью и с обязательным добавлением в конце данной записи фразы «Без НДС».

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

А для того чтобы повысить шансы верного заполнения вашим покупателем платежки (чтобы он не перепутал и не выделил в нем случайно сумму налога), рекомендуем вам в счете на оплату без НДС привести образец заполнения не только ваших банковских реквизитов, но и назначения платежа.

Для этих же целей в графах табличной части счета «Цена» и «Сумма» можно сделать соответствующие пометки. Тогда они будут выглядеть следующим образом «Цена (без НДС)», «Сумма (без НДС)».

Образец заполнения счета, не содержащий суммы налога, размещен на нашем сайте.

Как заполнить табличную часть счета без НДС (образец)

Правилами Центробанка принята строгая форма платежного поручения — документа, которым производится перечисление средств от одного субъекта бизнеса к другому. Ее соблюдение является строго обязательным.

Одним из полей платежки является «Назначение платежа». Она является неотъемлемой частью формы, и по правилам, здесь должна указываться причина, по которой выполняется перевод денег.

Предлагаем ознакомиться  Декларация по продаже гаража лист а образец заполнения

Фото 3

Как правило, в назначении платежа записывается информация, по которой можно однозначно определить цель перевода.

Например, здесь можно записать:

  • Сведения об оплачиваемом товаре, услуге (например, «за мебель», «за ремонт транспортного средства»,«За оказание услуг по аустсорсингу бухгалтерского учета» и т.д.);
  • Реквизиты выставленного счета, договора или иных документов;
  • Сведения о налоге НДС.

По правилам, количество символов в поле платежки не должно превышать 210.

Внимание! В случае, когда сведения о платеже указаны неверно, а деньги уже зачислены к поставщику, необходимо составить письмо. В нем указывается, что проставленное в платежке назначение платежа ошибочно, и приводится новая формулировка.

Программа для выставления

Существуют специальные программы, способные облегчить процесс заполнения счетов. Большинство из них можно использовать в удобном режиме онлайн, чтобы быстро заполнить все нужные поля и отправить документ клиенту. Ниже представлено несколько примеров таких программ, разработанных специально для бизнеса. С их помощью счета будут выставляться гораздо быстрее.

Контур.Бухгалтерия

Этот сервис позволяет быстро выставлять счета, имеет пошаговые инструкции и поддерживает возможность отправки документов клиентов при помощи электронной почты. В нем есть дополнительные опции, предназначенные для бухгалтеров, например, оформление расчетных листов в автоматическом режиме, расчеты зарплаты или отпускных, а также многое другое. Для него необходима регистрация, также на нем можно найти пример шаблона нужного счета.

Каждый образец счета на оплату услуг без НДС от ИП может содержать ошибки, допущенные из-за невнимательности, наличия неподходящих бланков или по другим причинам. Если ошибка была замечена специалистами организации, составлявшими счет, они могут исправлять ее в тексте. Для этой цели достаточно зачеркнуть неправильные данные и внести правильные.

  • отсутствие расшифрованных подписей от одной или другой стороны;
  • выставление счета уже после истечения пяти дней, когда товар был выгружен, а услуга уже оказана;
  • клиент не получил документ в тот период, когда необходимо было вычесть НДС;
  • ошибки в датах, стоящих на экземплярах документов клиента или продавца;
  • ошибки, допущенные при формировании шапки бланка в документе.

В каких случаях это необходимо делать

Сделать и предоставить платежный счет от любого ИП, образец которого есть в материале, можно, когда в этом есть необходимость. Обычно в процессе сотрудничества клиента и продавца заключается договор обычного типа, где подробно указываются нужные данные, включая объемы и сроки для поставок, а также цену, которую необходимо оплачивать.

Образец счета на оплату без НДС: заполняем правильно

Деньги

В таких случаях также понадобится заключать договор, при этом указывая в нем только основные сведения о сотрудничестве. Его не относят к первоначальной документации, он не регулируется законодательно и не должен отражаться в бухгалтерском учете. Его цель состоит в уведомлении заказчика о необходимости вносить платежи и фиксировать сумму, а также предоставлять платежные реквизиты. Возникают ситуации, когда счет действительно срочно необходим.

  • Если отсутствует договор, заключенный между компанией и ИП.
  • При наличии договора, где нужно прописать необходимость составлять счета.
  • При отсутствии установленной суммы оплаты в документе.
  • Если сделка относится к конкретному виду деятельности, например, услугам электричества или связи.
  • Если контрагент уже внес предоплату.

Фото 4

В других случаях во время перечисления средств обычно ориентируются на накладные, акты и договоры, также обходятся без документов-оснований, указывая названия товаров и услуг в сведениях о платежах. Но поскольку счета для оплаты предназначены для наведения порядка в бухгалтерии, лучше использовать их в работе. Этот процесс можно поручать бухгалтерам в офисе или на аутсорсе, чтобы составить персональный список счетов.

Как его отправлять

Любой счет юридическому или физическому лицу всегда выписывается сотрудником отдела бухгалтерии. Когда документ будет полностью и правильно заполнен с учетом всех необходимых полей, его передают директору компании, который должен поставить на нем свою подпись. Также можно добавить печать, но это необязательно, поскольку с 2016 года предприниматели и юр. лица при желании могут не пользоваться печатью.

Важно! При наличии ошибочных данных в документе лучше не исправлять их, а выписать новый. Это поможет избежать путаницы в дальнейшем, включая бухгалтерские ошибки.

Оформлять такой документ нужно в двух копиях, одну из них направляют лицу, оплатившему услугу или товар, второй должен остаться у организации или предпринимателя, которые его выписали. Счет заполняют на обыкновенном листе А4 или фирменном бланке от организации, используя правильный шаблон. Второй вариант гораздо лучше, потому что он не требует постоянно добавлять информацию о предприятии.

Шаблон не считается унифицированным, поэтому каждый ИП и компания могут создать свою индивидуальную форму и использовать ее в виде персонального образца. Если компания либо ИП давно работают в своей сфере, у них уже есть стандартная форма такого бланка, в которой будут меняться только сведения о получателях, а также названия услуг и товаров.

Сроки оплаты

Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.

Обратите внимание!Бывают ситуации, когда банковские реквизиты, принадлежащие клиенту, указывают с ошибкой, в этом случае нужно быстрее предупредить об замене данных подрядчика, направив ему письменный запрос. Это поможет продлить сроки по документу и исправить ошибки.

Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей.