Положение о кадровой службе организации

Положение об отделе кадров

Оно не является обязательным документом в компании, но в крупных организациях часто используется, так как позволяет структурировать работу службы. В него включаются значимые сведения:

• задачи, которые приходится решать сотрудникам отдела кадров;
• реализуемые функции;
• права и обязанности специалистов;
• способы взаимодействия друг с другом, другими отделами и руководством.

Утверждается положение директором предприятия, после чего становится локальным актом, которого должны придерживаться работники кадрового отдела. Нередко оно называется специфической должностной инструкцией для кадровиков.

Оно может формироваться в свободной форме, но стандартно в него включаются следующие пункты:

• общие положения, содержание правила создания, реорганизации или ликвидации отдела, а также указывается начальник, назначенный на должность на основании официального распоряжения директора фирмы;
• задачи, заключающиеся в разработке кадровой политики, подборе и расстановке сотрудников, а также в контроле использования специалистов в различных подразделениях;
• структура отдела;
• функции, к которым относится формирование банка данных, обеспечение приема и размещения новых работников, создание резерва, проведение аттестации и выполнение множества других действий;
• права каждого сотрудника отдела;
• ответственность за нарушение положения или трудовой дисциплины;
• правила служебного взаимодействия, так как работники службы сотрудничают с представителями других подразделений по вопросам, касающимся отпусков, увольнения или перевода, оформления отчетностей или юридических проблем.

Документация детально изучается и подписывается руководителем предприятия.

Работники отдела кадров должны справляться с многочисленными функциями. К ним относится:

• формирование плана комплектации штата новыми кадрами, для чего учитывается программа развития фирмы;
• прием, перевод или увольнение сотрудников без нарушения положений ТК;
• учет сотрудников;
• хранение и внесение записей в трудовые книжки;
• заполнение бумаг на основании правил делопроизводства;
• исполнение распоряжений руководителя;
• анализ текучки кадров и состава штата;
• проведение мероприятий, направленных на повышение квалификации сотрудников;
• формирование резерва;
• создание предложений, направленных на улучшение использования рабочих мест;
• выявление параметров, на основании которых работники могут рассчитывать на поощрения или премии;
• предоставление вакансий при сокращении или переводе специалистов;
• контроль над трудовой дисциплиной и выполнением инструктажа;
• ведение отчетов.

Об отделе персонала

Данное положение часто используется в крупных компаниях.

Таблица 1. Включенные разделы.

Разделы документа	Содержание
Общие положения	Указывается, что отдел выступает самостоятельным подразделением предприятия, а также формируется и ликвидируется на основании приказа руководителя. Возглавляется раздел начальником, назначаемым с помощью официального распоряжения директора. Отдел при функционировании ориентируется на законодательство РФ, приказы гендиректора, а также руководство по стандартам.
Организационная структура	Она утверждается директором, а также состоит из одного подразделения. Число работников устанавливается штатным расписанием.
Задачи подразделения	Они заключаются в реализации политики фирмы, разработке системы оплаты и премирования, программ обучения, обеспечении компании работниками.
Функции	Отдел наделяется многочисленными функциями, причем регулярно вносятся руководителем дополнительные пункты, не противоречащие должностной инструкции кадровиков.
Права сотрудников	Специалисты могут проводить совещания, принимать на работу сотрудников, требовать материалы от других отделов или вести переписку со всеми работниками.
Ответственность специалистов	Во время работы они должны учитывать требования законодательства, соблюдать трудовую дисциплину, ответственно подходить к должностным обязанностям, а также обеспечивать сохранность имущества.

Цель работы подразделения

Подразделение требуется для достижения основных целей компании. Оно занимается обеспечением организации кадрами, нужными для ведения деятельности. При этом учитывается, какими навыками, образованием и опытом обладает каждый соискатель, что позволяет эффективно применять потенциал наемного специалиста.

Работники подбираются с применением разных стратегий, для этого размещаются объявления в СМИ или печатных изданиях, а также используются возможности центра занятости. Для определения навыков и знаний соискателей внедряются в работу уникальные методики отбора и тесты. Для улучшения эффективности функционирования организации проводятся процедуры адаптации новичков, а также регулярно специалисты отправляются на курсы повышения квалификации.

Отдел кадров решает множество задач, к которым относится:

• правильный подбор новых сотрудников;
• определение количества рабочих мест в компании;
• расчет выходных и будней для выявления оптимальной зарплаты каждого претендента;
• расчет отпусков;
• передача сведений о каждом сотруднике в бухгалтерию;
• организация отбора новых сотрудников;
• найм специалистов, обладающих нужным опытом и квалификацией;
• формирование штата;
• разработка специальных планов, на основании которых работники строят карьеру;
• формирование кадровых технологий.

Для определения эффективности функционирования кадровой службы учитываются факторы:

• следование работников правилам и нормам, установленным на законодательном уровне;
• ориентация на улучшение положения персонала компании;
• открытость к внешним факторам влияния.

Структура отдела

Она может значительно отличаться в разных компаниях, так как на нее влияют факторы:

• размер предприятия;
• численность работников;
• задачи, которые ставятся руководителем перед работниками службы.

Но в крупных организациях, которые нацелены на развитие и расширение штата, требуется полноценный отдел. В нем работают разные специалисты, занимающиеся делопроизводством, охраной труда, адаптацией, рекрутингом, обучением сотрудников, назначением льгот или иными действиями.

Этапы формирования политики

Впервые управление работниками потребовалось в Англии, для чего люди одной деятельности объединялись в гильдии. Обычно это относилось к плотникам, каменщикам и иным ремесленникам. Деятельность гильдий была направлена на улучшение труда своих членов.

В России в 1918 году введена трудовая повинность, для чего утверждался Кодекс законов, касающийся труда работников. За счет таких изменений проводится учет занятости населения, а также предотвращались митинги и саботаж буржуазии.

В 1925 году на основании реформы биржи труда отменился обязательный найм через трудовую инспекцию. В 1930 году созданы первые отделы кадров, что стало дополнительным способом устранения безработицы.

Отдел кадров обязан разрабатывать политику, на основании которой трудятся кадровики.

Таблица 1. Виды политики.

Наименование	Описание
Пассивная	Работа кадровиков заключается только в ликвидации каких-либо негативных последствий неправильного набора сотрудников. Не проводятся прогнозы и не применяются новые средства оценки труда и работников.
Активная	Заключается в составлении прогнозов, антикризисных программ, а также в оперативном реагировании на разные проблемы.
Превентивная	Направлена на создание регулярных прогнозов.
Реактивная	Основная цель заключается в анализе причин возникновения кризиса или разных проблем. Поэтому удается быстро локализовать кризис и предотвратить повторение негативных ситуаций.

Допускается сочетать черты нескольких видов политик.

Кадровая политика строится на основании нескольких этапов:

1. Постановка цели и нормирование процесса. Для этого учитываются цели и принципы работы всей организации, а также стратегия развития.
2. Программирование. Оно заключается в разработке программ, благодаря которым будут достигнуты поставленные цели.
3. Мониторинг работников. Процедура выполняется с помощью диагностики и прогнозирования.

Политика формируется работниками кадровой службы, но под контролем назначенного начальника.

Кадровые технологии в государственных организациях

На государственном уровне формируется кадровая политика отдельного органа власти, а также каждого звена. Основная задача внедрения технологий заключается в формировании цели, зависящей от стратегии развития страны. Это позволяет поставить задачи и выявить проблемы, решаемые с помощью отдела кадров.

К самым популярным технологиям, используемым на государственном уровне, относится кадровый конкурс, проводимый в открытом виде, аттестация работников, внедрение образовательных программ, реализация квалификационного экзамена, а также разработка методик мотивации и стимулирования сотрудников.

Требования к отделу

Подразделение должно отвечать некоторым простым требованиям:

• наличие актуальных знаний у всех работников;
• подготовка методических материалов;
• возможность проводить анализ рынка труда или иных показателей;
• наличие оптимального количества сотрудников для мониторинга и контроля;
• применение специалистами современных методов оценки;
• возможность для переобучения и повышения квалификации.

Численность работников

Руководители предприятий обычно пользуются интуитивным подходом к подсчету числа кадровиков.

Кадровая служба предназначена для найма, перевода или иного взаимодействия с наемными специалистами. Она может обладать разной структурой, а также наделяется различными функциями и задачами, определяемыми руководителем компании.