Дата заключения договора – принципиальный момент

●   собственноручной подписью представителя контрагента, получившего договор на руки;

●   путем отправки договора по почте заказным письмом с простым уведомлением. На вернувшемся в организацию простом уведомлении будет стоять подпись работника контрагента, получившего письмо, и дата получения.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

Если по какой-либо причине уведомление не вернется (что редко, но бывает), можно направить запрос на почту. В ответе на запрос будет указана дата получения письма адресатом.

Направляем Вам подписанный и скрепленный печатью экземпляр договора поставки оборудования от 27 марта 2014 г. № 234-П-МТО-14.

Приложение: на 4 л. в 1 экз.

Реквизит «Отметка о наличии приложения» оформляется в соответствии с п. 3.21 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Как составить договор

На первоначальном этапе построения системы договорной работы необходимо определить принцип, по которому она будет строиться:

  • централизованный или
  • децентрализованный.

Для этого следует провести обследование бизнес-процессов и методов работы предприятия. На основании полученной информации можно решить вопрос о том, кто будет ответственным за организацию договорной работы:

  • конкретное структурное подразделение (при выборе централизованного принципа) или
  • отдельные работники в разных структурных подразделениях (при выборе децентрализованного принципа).

Проанализировав опыт договорной работы в России, автор статьи может сказать, что в большинстве мелких и средних компаний документооборот договоров «разорван» — разделен между отдельными работниками. Ответственный исполнитель готовит проект договора, организует его согласование, секретарь или делопроизводитель регистрирует, а хранение договора осуществляет либо ответственный исполнитель, либо главный бухгалтер предприятия, либо кто-то еще.

В крупных компаниях, как правило, используется принцип централизации: ответственный исполнитель готовит проект договора и сдает его в службу делопроизводства (или договорный отдел), которая осуществляет согласование, заключение, регистрацию, учет и хранение договоров, выдачу их копий.

На сегодняшний момент организация договорной работы по централизованному принципу является наиболее оптимальной для крупных компаний с сетью территориально удаленных подразделений.

Работа с договорами на предприятии

  1. Если подрядчик некачественно выполнил работу

  2. Договор о реализации туристского продуктаДоговор о реализации туристского продукта

  3. Особенности договора аренды банковской ячейки

  4. Обязательный досудебный (претензионный) порядок урегулирования экономических споров

  5. Ошибки в договоре и их последствияОшибки в договоре и их последствия

  6. Что такое договор

  7. Как составить договор

  8. Заключение договора

  9. Существенные условия договора

  10. Предмет договора

  11. Изменение и расторжение договора

  12. Образцы договоров

  13. Что делать, если контрагент не исполняет свои обязательства по договору

  14. Куда и как обращаться для того, чтобы обязать контрагента исполнить свои обязательства по договору

  15. Особенности кредитного договора

  16. Проверка «юридической чистоты» квартиры

  17. Особенности договора аренды жилья

  18. Проверка контрагентов на добросовестность

  19. Организация договорной работы

  20. Налоговые и другие риски договора

  21. Отдельные виды договоров и их особенности

В структуре договора можно выделить следующие составляющие: 5) дополнительные условия договора (срок действия, ответственность сторон, условия о конфиденциальности и др.); 6) прочие условия договора (количество экземпляров договора, порядок оформления изменений и дополнений и др.); 8) подписи ответственных лиц. Нумерация договоров осуществляется организацией самостоятельно на основании требований локальных нормативных актов.

Дату заключения договора надлежит отразить в его тексте.

Кто составляет договора в организации

Именно с даты заключения договора у сторон возникают предусмотренные им права и обязанности, если сам договор не устанавливает иной порядок вступления его положений в силу.

Данный элемент договора также важен при осуществлении организацией внешнеэкономической деятельности, так как по общему правилу форма сделки подчиняется праву места ее совершения. Должности уполномоченных лиц нужно писать в договоре с прописной (заглавной) буквы без сокращений.

Наталья Соколова, директор по развитию производственных систем В данной статье консультанты CiG Business Cоnsulting рассказывают о подходах к оптимизации договорной работы на основе выполненного ими успешного проекта на крупном нефтехимическом предприятии.

Значимость оптимальной организации договорной работы трудно переоценить, так как на любом предприятии существует настоятельная необходимость: Комплексный подход к организации договорной работы Рис. Подходы к оптимизации договорной работы

Проблемы организации договорной работы В качестве примера приведем выдержку из отчета Консультанта о проблемах в организации договорной работы на крупном нефтехимическом комбинате: § нет контроля за сроками согласования договоров.

Кто составляет договора в организации

Что такое договор?

https://www.youtube.com/watch?v=ytpressru

Более того, благодаря такому бланку менеджер сможет связно изложить свои требования и пожелания, а юрист — понять и учесть их.

Возможно, это Вас заинтересует Условия заключенного договора не выполненны?

Практика показывает, что договоры в организациях составляются зачастую кем угодно: секретарем, бухгалтером, менеджерами и т.д.

Поэтому может быть это и банально, но составление договоров лучше всего поручить юристу, наделив его в этом направлении тремя функциями: 2. проведение юридической экспертизы проектов договоров, предлагаемых к заключению контрагентами предприятия; при необходимости внесение в них изменений/дополнений для приведения договоров в соответствие с законодательством и интересами предприятия.

3. проведение юридической экспертизы изменений/дополнений в договор, предлагаемых (или вносимых) другими подразделениями (сотрудниками) организации.

Договор — это соглашение двух или более лиц (субъектов, сторон, контрагентов), позволяющее устанавливать, изменять или прекращать их взаимные права и обязанности. Цель, с которой заключается договор, составляет предмет сделки, взаимные права и обязанности сторон — его условия, совокупность условий — его содержание.

Кто составляет договора в организации

Закон наделяет организации правом самостоятельно выбирать контрагентов и совершать от своего имени действия, имеющие юридическую силу при выработке и реализации обязательств по договорам. Под договорной работой на предприятии понимаются мероприятия, обычно проводимые в два цикла: · заключение договоров (подготовка, оформление, согласование условий с контрагентами); · организация исполнения договоров (оперативные мероприятия, учет, контроль, оценка хода и результатов).

  • При намерении заключить договор (контракт) следует четко знать, какие цели необходимо достичь при его реализации и уточнить наиболее важные моменты, связанные с его оформлением, подписанием и исполнением.

Любой договор — правовой документ, и нельзя составлять его без участия компетентных специалистов. Структура договора Любой договор условно можно разделить на четыре части:

  • Предмет договора;
  • Прочие условия договора.
  • Преамбула (или вводная часть);
  • Дополнительные условия договора;

руководство организации не считает нужным внести изменения в локальный нормативный акт, определяющий порядок визирования договоров и иных документов; такого акта в организации нет, и на предложение разработать проект документа и затем принять его руководство отреагировало решительным отказом; в должностной инструкции юриста случаи, когда юрист не должен визировать проект договора, также не определены?

Договорная работа в организации Начиная разговор о договорной работе необходимо вспомнить, что под договором в российском законодательстве понимается соглашение двух или нескольких лиц об установлении, изменении или прекращении гражданских прав и обязанностей.

Наиболее сложный вопрос представляет, пожалуй, вопрос о нормативной регламентации договорной работы.

https://www.youtube.com/watch?v=https:accounts.google.comServiceLogin

Особенностью договорной работы является то, что она основана на локальных нормативных актах, то есть таких, которые принимаются непосредственно самими предприятиями.

Эти акты, не повторяя общих положений о договорах, содержащихся в действующем законодательстве, позволяют:

  • учесть специфические особенности и условия работы предприятия, и призваны определить перечень и функции подразделений предприятия, ведущих договорную работу;
  • установить содержание выполняемых при этом действий, порядок и сроки их осуществления;
  • закрепить схемы исполнения договорной документации и формы учета исполнения договоров;
  • определить меры стимулирования надлежащего исполнения договоров и ответственности структурных подразделений и должностных лиц за нарушение договорных обязательств;
  • предусмотреть ответственность конкретных работников, их права и обязанности.

Кто составляет договора в организации

Следует иметь в виду, что локальные нормативные акты могут носить как комплексный характер (например, Положение о ведении договорной работы, Инструкция о порядке ведения договорной работы), так и отражать лишь часть стадий (например, Инструкция о порядке предъявления претензий и исков за неисполнение обязательств).

При разработке инструкций (положений) не следует ни воспроизводить, ни пересистематизировать нормы законодательства. Это ведет, во-первых, к отрыву создаваемых актов от реального структурирования договорной работы на предприятии, во-вторых, — к искажению смысла закона. В таких корпоративных актах не следует предусматривать нормы, регулирующие отношения с контрагентами, поскольку это является предметом договорной регламентации с ними.

К локальным нормативным актам в качестве приложений разрабатываются формы (бланки) договорной документации. Содержание этих бланков отражает основные реквизиты и условия будущего договора. В определенной степени они облегчают и ускоряют процесс заключения договоров. Поэтому очень важно обеспечить их своевременную разработку.

Особое внимание следует обратить на роль юридической службы в договорной работе на предприятии. Юридическая служба предприятия обобщает и анализирует договорную практику. Это необходимо для выявления недостатков в организации договорной кампании и разработки мероприятий по их устранению и недопущению. Выводы, сделанные в результате обобщения, используются при заключении новых договоров.

Важно подчеркнуть, что участие юрисконсультов в договорной работе носит не эпизодический, а постоянный характер. Оно не сводится только к ознакомлению сотрудников, участвующих в договорной работе, с соответствующими нормативными актами. Юристы организуют и активно участвуют как в подготовке локальных нормативных актов, так и всей договорной документации.

При проверке проектов правовых документов либо участии в подготовке приказов, инструкций, положений, договоров и другой правовой документации по вопросам договорной работы юридической службе следует обращать внимание на то, чтобы в них не устанавливались незаконные положения и условия. Только после такой проверки проекты указанных документов могут быть завизированы юридической службой.

Юридической службе следует участвовать в определении структуры договорных связей предприятия исходя из необходимости установления более рациональных договорных отношений. При этом необходимо иметь в виду, что структура договорных отношений может зависеть от характерного для данного предприятия направления специализации, организационного построения (наличия в составе производственного объединения самостоятельных предприятий, производственных единиц) и распределения функций между ее хозяйственными подразделениями, от технологических особенностей производства и др.

Получив проект договора для проверки, юрисконсульт должен посмотреть правильно ли он составлен по существу и по форме. При визировании проекта договора следует, кроме того, обратить внимание на отражение в нем всех существенных условий, полноту и четкость изложения текста договора, не допускающего различного толкования.

Согласование проекта договора

Подготовка проекта договора (составление своего проекта договора либо рассмотрение поступившего от контрагента) осуществляется ответственным исполнителем того структурного подразделения, которое инициирует заключение договора, вместе с юристом.

Согласно статье 161 ГК РФ сделки юридических лиц между собой и с гражданами должны совершаться в простой письменной форме, за исключением сделок, требующих нотариального удостоверения.

На согласование и подписание проект договора представляется в следующем количестве экземпляров:

  • как правило, по количеству сторон;
  • для договоров, действующих с даты регистрации его уполномоченным органом государственной власти или местного самоуправления, (например, договоров аренды) — по количеству сторон 1 экземпляр для регистрирующего органа.

В структуре любого хозяйственного договора рекомендуется предусмотреть следующие разделы, которые в ряде случаев могут быть объединены или разделены:

  • Преамбула.
  • Предмет договора.
  • Права и обязанности сторон.
  • Стоимость и порядок осуществления расчетов.
  • Особые условия договора.
  • Ответственность сторон.
  • Изменение, расторжение и прекращение договора.
  • Конфиденциальность.
  • Разрешение споров.
  • Обстоятельства непреодолимой силы.
  • Срок действия договора.
  • Адреса и реквизиты сторон.
  • Подписи сторон.

Проверяем контрагента!

На этапе работы с проектом договора ответственный исполнитель обязан обеспечить предоставление контрагентом пакета документов. Это обусловлено рядом причин. Дело в том, что заключенный договор может не иметь юридической силы (например, если он подписан неуполномоченным лицом). Чтобы избежать подобных эксцессов, надо внимательно подходить к проверке документов контрагента.

Исходя из практики можно сказать, что полная проверка документов контрагента (то есть проверка не только регистрационных и учредительных документов, но и ценных бумаг, корпоративной документации, активов, заключений аудиторов, финансовых отчетов и пр.) целесообразна при заключении далеко не всех договоров.

Список документов, предоставляемых контрагентом, определяется юридической службой организации. Вашему вниманию мы предлагаем их примерный перечень:

  • документы, содержащие сведения о контрагентах:
    • документы, предоставляемые юридическим лицом:
      • копии учредительных документов,
      • копия документа, подтверждающего полномочия руководителя юридического лица,
        • копия доверенности, заверенная в установленном порядке юридическим лицом, и ксерокопия паспорта представителя (в случае если от имени юридического лица договор подписывает не его руководитель, а представитель),
      • копия свидетельства о государственной регистрации юридического лица со всеми изменениями,
      • копия письма органов статистического наблюдения о присвоении кодов,
      • копия свидетельства о постановке на налоговый учет,
      • документы, содержащие сведения, включающие почтовый адрес компании, телефон и банковские реквизиты,
        • заверенные печатью организации и подписью ее руководителя копии лицензий на осуществление соответствующего вида деятельности, сертификатов и т.д. (в случаях, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации);
    • документы, предоставляемы контрагентом — физическим лицом:
      • копия паспорта,
      • копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе по месту жительства,
        • копия свидетельства о регистрации в качестве индивидуального предпринимателя (для физических лиц — индивидуальных предпринимателей),
      • банковские реквизиты (при необходимости оплаты через банк),
      • копия страхового свидетельства Пенсионного фонда РФ.
Предлагаем ознакомиться  Кто оплачивает медосмотр при приеме на работу по ТК РФ?

Общего нормативно-правового акта, устанавливающего порядок проведения проверки документов контрагента во всех организациях, в настоящее время в России не существует. Хотя и есть отдельные специальные нормативно-правовые акты. Например, кредитные организации и профессиональные участники рынка ценных бумаг вправе запросить определенные сведения о контрагенте1:

  • в отношении физических лиц — фамилию, имя, а также отчество (если иное не вытекает из закона или национального обычая), гражданство, реквизиты документа, удостоверяющего личность, данные миграционной карты, документа, подтверждающего право иностранного гражданина или лица без гражданства на пребывание (проживание) в Российской Федерации, адрес места жительства (регистрации) или места пребывания, идентификационный номер налогоплательщика (при его наличии);
  • в отношении юридических лиц — наименование, идентификационный номер налогоплательщика или код иностранной организации, государственный регистрационный номер, место государственной регистрации и адрес местонахождения.

Исходя из практики работы можно сказать, что в большинстве случаев документы контрагентом представляются без проблем. Это стало нормой делового общения. Проблемы начинаются при проверке документов. Может выясниться, например, что срок действия лицензии или доверенности истек. Если в силу ряда причин контрагент не может или не хочет представить документы, это должно вас насторожить.

Подготовленный проект договора ответственный исполнитель представляет в службу делопроизводства (или договорный отдел) вместе спакетом документов. На нашем предприятии он состоит из:

  • проекта договора в электронной форме;
  • документов, подготовленных контрагентом;
  • листа согласования, содержащего следующую информацию:
    • Ф.И.О. ответственного исполнителя с указанием его должности, названия структурного подразделения, в котором он работает,
    • визу ответственного исполнителя,
    • визы руководителей ответственного исполнителя,
    • вид документа, направляемого на согласование (договор, дополнительное соглашение),
    • наименование контрагента,
    • список визирующих,
    • дату поступления документа на визирование и дату возврата документа сотрудниками, визирующими договор.

      Листы согласования проектов договоров регистрируются в специальном журнале, что позволяет четко фиксировать количество поступающих на согласование проектов договоров. В журнале также отражается ход согласования проектов договоров. Наличие ссылок на дату поступления договора на согласование и дату возврата от визирующих специалистов помогает отслеживать сроки согласования каждым визирующим специалистом, а также их нарушение;

    • пояснительную записку (в необходимых случаях). Пояснительная записка за подписью ответственного исполнителя должна содержать следующую информацию:
      • обоснование необходимости заключения договора,
      • обоснование выбора контрагента,
      • о контрагенте,
      • предмет договора (кратко),
      • сумму договора,
      • условия платежа,
      • условия получения платежа либо исполнения обязательств;
  • технико-экономическое обоснование (ТЭО) проекта в случае необходимости. Оно содержит следующую информацию:
    • обоснование целесообразности совершения сделки,
    • предмет сделки, общая сумма сделки, иные существенные условия,
    • смету расходов, связанных с исполнением сделки, экономические последствия совершения сделки,
    • сроки исполнения сделки,
    • описание контрагента: какой период времени присутствует на рынке данной продукции (работ, услуг), как зарекомендовал себя и т.д.

Следует обратить внимание на то, что приведенный перечень документов является примерным, т.к. на каждом предприятии устанавливается свой порядок договорной работы, который во многом зависит от вида деятельности организации и объема договоров. Из приведенного выше списка каждое предприятие вправе выбирать те документы, которые наиболее оптимальны для него.

Так, например, в крупных торгово-производственных компаниях наличие пояснительной записки к договору желательно. Она дает четкое представление о целях заключения договора. Если руководителю предприятия приходится подписывать большое количество договоров ежедневно, то пояснительная записка значительно сокращает время, которое он тратит на изучение договора. Кроме того, она дает необходимую информацию для визирующих сотрудников.

https://www.youtube.com/watch?v=ytpolicyandsafetyru

В крупных торговых компаниях, предлагающих товары или услуги, разработаны типовые договоры, в этом случае необходимость подготовки пояснительной записки, и возможно, листа согласования, отпадает. Нет необходимости в этих документах и в маленьких компаниях, где руководитель может подписывать до 2-х договоров в день.

Согласование проекта договораорганизует служба делопроизводства (или договорный отдел).

Поскольку договорные отношения обслуживаются и юридической, и бухгалтерской, и финансовой службой, то выходит, что договорная работа должна насквозь пронизывать всю хозяйственную деятельность предприятия. Именно правильно организованное согласование договоров помогает исключить возможность негативных последствий, связанных с недействительностью договора или дополнительными экономическими, налоговыми, валютными, таможенными и другими потерями.

Каждое предприятие может самостоятельно определять перечень лиц, осуществляющих согласование проекта договора, что должно быть закреплено в локальном нормативном акте. Как правило, «визирующими» должностями являются:

  • юрист;
  • финансовый директор;
  • главный бухгалтер;
  • руководитель заинтересованного подразделения.

Наличие дополнительных виз зависит от специфики договора, направляемого на согласование.

Для оптимизации процесса согласования договоров в организации разрабатываются типовые формы договоров, которые должны утверждаться приказом руководителя организации (см. Пример 2). Как правило, это касается договоров, заключение которых связано с основным направлением деятельности предприятия: в торговых организациях ими являются типовые договоры поставки, в страховых компаниях разрабатываются типовые договоры страхования.

При заключении типового договора его проект согласовывается только с юридической службой, которая осуществляет проверку представленного проекта документа на соответствие типовому и проверяет документы контрагента. Это значительно сокращает время согласования проекта договора.

Организация договорной работы

Что такое договор?

Приведем фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров и не использующей СЭД, с централизованным подходом к работе с договорами (Пример 7).

Пример 7. Фрагмент Положения о договорной работе коммерческой организации, освещающей вопросы делопроизводства договоров

 […]

3. Согласование договора

3.1. Все поступающие в Службу ДОУ оферты и проекты договоров регистрируются сотрудником Службы ДОУ в Журнале регистрации оферт и проектов договоров. К оферте/проекту прикладывается лист согласования (Приложение 1). Лист согласования имеет тот же порядковый номер, что и оферта/проект в журнале.

3.2. Все поля в листе согласования обязательны для заполнения. Если к оферте/проекту имеются замечания, они излагаются в графе «Замечания» листа согласования. Допускается оформлять замечания на отдельном листе. Отметки о снятии замечаний вносятся в графу «Отметка о снятии замечаний» листа согласования с проставлением даты. Если оферта/проект согласуются без замечаний, в лист согласования вносится запись «Без замечаний». Свободные поля в листе согласования предусмотрены для дополнительного согласования.

3.3. На время согласования лист согласования прикрепляется к оферте/проекту, а при передаче договора на хранение подшивается и хранится вместе с ним.

3.4. Оферты и проекты договоров в обязательном порядке проходят процедуру согласования с должностными лицами Организации согласно следующей очередности:

3.4.1. Руководитель структурного подразделения, ответственного за оферту/проект.

3.4.2. Главный бухгалтер – для проверки на предмет наличия всех необходимых условий для осуществления налогового и бухгалтерского учета, правильности исчисления НДС.

3.4.3. Финансовый директор – для проверки соответствия договорных обязательств статьям бюджета Организации, соблюдения сроков оплаты, проверки целесообразности и правомерности применения различных коэффициентов и прочих показателей, оказывающих влияние на уровень договорной цены, проверки уровня цен на товары (работы, услуги), составляющие предмет договора, рыночным ценам, а также соответствия банковских реквизитов.

3.4.4. Начальник юридического управления – для правовой экспертизы оферты/проекта.

3.5. Для отдельных видов договоров устанавливается дополнительный перечень согласующих лиц:

3.5.1. Начальник отдела закупок – для проверки необходимости в закупаемых товарах (работах, услугах) для осуществления производственной деятельности.

[…]

3.6. В случае, если лица, перечисленные в перечне дополнительного согласования, являются руководителями структурного подразделения, ответственного за оферту/проект, их согласование является обязательным.

3.7. Перечень лиц для дополнительного согласования не является исчерпывающим и в зависимости от вида договора может быть дополнен руководством Организации, руководителем ответственного структурного подразделения, исполнителем, начальником юридического управления.

3.8. Начальник юридического управления согласует оферту/проект последним. Он проверяет:

– соответствие содержания и формы оферты/проекта действующему законодательству и локальным нормативным актам Организации;

– наличие всех необходимых согласований к оферте/проекту;

– полномочия лиц, подписывающих договор.

3.9. В случае отсутствия лиц, указанных в п. 3.4 настоящего Положения (командировка, отпуск, временная нетрудоспособность и т.п.), оферты/проекты договоров согласовываются с лицом, исполняющим его обязанности, или лицом, его замещающим.

3.10. Если в процессе согласования между должностными лицами, указанными в п. 3.4 настоящего Положения, были выявлены разногласия, которые не были урегулированы, исполнитель договора после прохождения всех остальных согласований готовит и направляет в адрес генерального директора служебную записку с приложением проекта договора и замечаний для принятия окончательного решения по спорным условиям.

3.11. Срок рассмотрения и согласования оферты/проекта договора согласующим лицом составляет один рабочий день со дня поступления оферты/проекта.

3.12. Ответственность за своевременность согласования оферты/проекта договора несут согласующие лица.

3.13. При наличии замечаний исполнитель вносит необходимые изменения в текст проекта договора или обращается в юридическое управление для подготовки протокола разногласий к оферте. Работник юридического управления готовит протокол разногласий к оферте по количеству сторон договора и один дополнительный экземпляр для контроля. Форма протокола разногласий приведена в Приложении 2.

3.14. Если контрагент не принимает условия, содержащиеся в протоколе разногласий, однако стороны не отказываются от заключения договора, урегулирование разногласий проводит согласительная комиссия, состоящая из уполномоченных представителей сторон. По итогам урегулирования всех разногласий оформляется протокол согласования разногласий.

3.15. Согласование протоколов разногласий, протоколов согласования разногласий и дополнительных соглашений к ранее заключенным договорам проводится в порядке, установленном настоящим Положением для согласования оферт/проектов договоров.

4. Подписание договора

4.1. При наличии всех согласований оферта/проект договора направляется исполнителем на подпись генеральному директору Организации или уполномоченному им лицу. Количество экземпляров оферты / проекта при этом должно соответствовать количеству, указанному в тексте договора.

4.2. Подписанные оферты/проекты договора скрепляются печатью Организации «Для договоров» (если в тексте оферты/проекта не указано иное) и возвращаются в Службу ДОУ для регистрации.

5. Регистрация и хранение договора

5.1. Регистрация договора в Службе ДОУ производится работником Службы ДОУ в течение одного рабочего дня после его подписания генеральным директором Организации или уполномоченным им лицом.

5.2. Регистрация договора производится в Журнале регистрации договоров (Приложение 3). На договоре проставляется регистрационный номер и дата договора, после чего договор сканируется.

5.3. После регистрации договора / проекта договора исполнитель получает под роспись в Журнале регистрации договоров экземпляр контрагента для возвращения последнему или все экземпляры проекта договора для их подписания у контрагента.

5.4. Исполнитель несет ответственность за подготовку сопроводительных писем, направление проектов договоров и оферт контрагенту и возврат договоров от контрагента.

5.5. После получения от контрагента экземпляра договора Организации исполнитель передает его в Службу ДОУ для регистрации и хранения. Исполнитель обязан сообщить контрагенту регистрационный номер договора Организации.

5.6. Если действующим законодательством предусмотрена необходимость государственной регистрации договора, исполнитель принимает необходимые меры для ее обеспечения.

5.7. Оригинальный экземпляр договора, прошедший регистрацию, подлежит хранению в Службе ДОУ в течение трех лет с момента прекращения его действия. По истечении указанного срока договоры передаются в Архив Организации в порядке, установленном локальными нормативными актами Организации.

5.8. Электронная копия договора хранится в Службе ДОУ и высылается работникам Организации по запросу.

5.9. При необходимости копия договора заверяется работником Службы ДОУ путем проставления штампа «Копия верна», указания должности, фамилии, инициалов работника, заверяющего копию, даты заверения на каждом листе копии.

5.10. При необходимости оригинальный экземпляр договора может быть выдан по распоряжению начальника Службы ДОУ на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, запрашивающего оригинальный экземпляр договора. Выдача оригинального экземпляра договора оформляется распиской получателя в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров (Приложение 4) с указанием фамилии, инициалов, должности получателя, даты выдачи документов и срока возврата. Возврат оригинального экземпляра договора оформляется распиской работника Службы ДОУ в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров.

Предлагаем ознакомиться  Отличительные черты спор бактерий и грибов

Эффективность договорной работы в немалой степени зависит от учета и контроля исполнения хозяйственных договоров.

Надлежаще организованный учет является важным элементом системы мер по предотвращению нарушений обязательств. Он должен обеспечивать создание документальной базы для анализа причин невыполнения договорных обязательств, принятия мер по предотвращению их и устранению, способствовать правильному рассмотрению претензий и исков контрагентов, обеспечивать достоверность данных в статистической отчетности о выполнении договорных обязательств.

Кто составляет договора в организации

На практике такой учет осуществляется путем ведения журнала. В этом журнале предусматриваются разделы, в которых указываются, например, по договору поставки такие данные, как реквизиты контрагента, номера и даты договоров, спецификаций, нарядов, заказов, объем продукции, подлежащей поставке, и сроки поставки, наименование отгруженной продукции и дата отгрузки, номера транспортных документов, платежных требований и другие сведения.

Контрольные функции за надлежащим исполнением договорных обязательств должны осуществлять все службы, связанные с ведением договорной работы. В этих же целях могут образовываться специальные службы наблюдения за исполнением обязательств. Особенно велико значение в данной работе юридической службы предприятий.

Учет и контроль должны вестись и за ненадлежащим исполнением договорных обязательств контрагентами. И здесь юридической службе, наряду с другими структурными подразделениями, следует наладить оперативный сбор необходимой информации о нарушениях договорных обязательств. Это позволит своевременно выявить и не оставить без внимания ни одного случая ненадлежащего исполнения договоров, уменьшить разрыв во времени между нарушением и применением ответственности к должнику, повысить точность и качество подготавливаемых претензионных и исковых материалов.

В основе заключения договора лежит принцип свободы договора. Граждане и юридические лица вступают в договорные отношения своей волей и в своем интересе, они свободны в установлении своих прав и обязанностей и в определении любых не противоречащих законодательству условий договора

Подпись и печать на договоре

Согласованный всеми специалистами проект договора готовится службой делопроизводства (или работниками договорного отдела) для подписания.

Встречаются случаи, когда одна из сторон, получив подписанный и скрепленный печатью другой стороны договор, заменяла часть страниц, нарушив достигнутые ранее договоренности. Для того, чтобы избежать возникновение таких ситуаций, в практике договорной работы существует несколько способов:

  • визирование (парафирование) каждой страницы договора лицами, которые его подписывают. Возможно визирование текста договора руководителем одного из структурных подразделений, которому предоставлено такое право, что должно быть закреплено соответствующим образом в локальном нормативном акте организации, например, начальнику юридической службы. При этом парафирование может осуществляться с помощью специального штампа, в котором указывается:
    • название организации,
    • номер листа договора из общего числа листов, например, «Лист № 1 из 5 листов»,
    • подпись соответствующего руководителя;
  • прошивание листов договорас указанием количества прошитых, пронумерованных листов и скрепление этих сведений печатями и подписями сторон.Обычно надпись выглядит так, как показано в Примере 6. Следует обратить особое внимание на проставление оттиска печати при заверении документа. Он должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ, и часть листка, на котором написано «Прошито, пронумеровано, скреплено печатью ___ листов». Именно такое расположение оттисков печатей помогает избежать подделки документов.

Право подписания договора имеют:

  • лица, занимающие соответствующую должность, в соответствии с учредительными документами организации,
  • лица, получившие доверенность.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcopyrightru

Следует учитывать, что даже в том случае, когда договор подписываетсяне представителем,апервым лицом компании— оно не всегда может обладать полномочиями на совершение сделки.

Например, принятие решения о совершении крупной сделки, предметом которой является имущество акционерного общества, стоимость которого составляет свыше 50% балансовой стоимости активов общества на дату принятия решения о совершении сделки, должно быть одобрено общим собранием акционеров (ст. 79 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах»).

Аналогичный порядок введен для руководителей унитарных предприятий. В соответствии со статьей 23 Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» руководитель унитарного предприятия ограничен в размерах совершаемых сделок. Так, сделка по отчуждению имущества не должна превышать 10% уставного фонда или 50 тысяч установленных законом минимальных размеров оплаты труда (в настоящий момент это составляет 5 000 000 руб.). Для заключения более крупных сделок необходимо получить согласие собственника.

Аналогичные ограничения предусмотрены также ст. 46 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме того, дополнительные ограничения полномочий первого лица компании могут содержаться в учредительных документах предприятия. Если такие ограничения существуют, необходимо проследить за тем, чтобы решение о заключении договора было одобрено соответствующими лицами. В противном случае договор может быть признан недействительным в силу ст. 174 ГК РФ.

Если договор подписывает лицо на основании доверенности, необходимо обратить внимание, к какому виду она относится. В зависимости от содержания полномочий, указанных в документе, различают так называемые:

  • генеральныедоверенности (выдаются для совершения представителем самых разнообразных сделок от имени представляемого),
  • специальные доверенности (выдаются для заключения однородных сделок (договоров), например, только договоров купли-продажи) и
  • разовые доверенности (выдается для подписания конкретного договора, при этом в доверенности должны быть указаны номер и дата договора, наименование контрагента, с которым необходимо заключить данный договор, кратко предмет договора, а также сумма, на которую заключается договор).

Для чего необходимо знать эту разницу? Сам факт наличия у лица, подписывающего договор, доверенности, еще не означает, что человек обладает полномочиями на заключение данного соглашения. Представим себе конкретные ситуации (см. Примеры 7 и 8). В обоих случаях сделки будут недействительны.

Пример 7

Представителю была выдана доверенность, дающая ему право подписи договоров подряда. Он же подписал соглашение купли-продажи.

Пример 8

Согласно доверенности представитель мог подписать договор на оказание услуг с ООО «Цитрус» на сумму 15 000 рублей. Однако он заключил договор об оказании услуг стоимостью 6 000 000 рублей.

Следует учитывать также, что доверенность выдаетсяна определенный срок, который устанавливается по усмотрению выдавшего ее лица, но не может превышать 3-х лет (ст. 186 ГК РФ). Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность, в которой не указана дата ее выдачи, ничтожна.

Данный документ должен быть подписан руководителем организации, либо лицом, которому предоставлено право подписи доверенностей. Доверенность, выданная в порядке передоверия, действительна только в случае нотариального удостоверения в соответствии с п. 3 ст. 187 ГК РФ (за исключением отдельных случаев), срок действия такой доверенности не может превышать срока действия доверенности, на основании которой она выдана.

Образец оформления специальной доверенности приведен в Примере 9. Следует обратить внимание на то, что оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписывающего доверенность. Кроме того, приведем пример оформления приказа об отзыве доверенности по такой распространенной причине, как увольнение сотрудника (см. Пример 10).

В службе делопроизводства (договорном отделе) должны храниться копии (или оригиналы) доверенностей на право подписи договоров.Для систематизации сведений по доверенностям составляется Реестр доверенностей на право подписи договоров (см. Пример 11). Копии доверенностей должны предоставляться руководителям подразделений, осуществляющих подготовку проектов договоров. На основании выданных доверенностей составляется Реестр образцов подписей лиц, имеющих право подписи договоров (см. Пример 12).

Представляем вашему вниманию матрицу процесса согласования и подписания договоров (образец см. в Примере 13).

Условные обозначения: П — подписывает; МП — может подписывать; В — визирует. Обратите особое внимание на условное обозначение МП — может подписывать. Право подписи одних и тех же договоров, с юридической точки зрения, может иметь сразу несколько человек (прежде всего это первое лицо организации, а также иные лица, имеющие соответствующие доверенности).

Если на предприятии существует практика отправки вместе с договорами сопроводительных писем, на службу делопроизводства (договорный отдел) может быть возложена функция по их подготовке. Письма представляются на подпись руководителювместе с проектом договора.

Все договоры, подписанные первым лицом организации или уполномоченным им лицом на основании доверенности, заверяются печатью организации. Печать ставится на договор при:

  • наличии подписи;
  • наличии виз необходимых лиц;
  • при совпадении подписи на договоре с образцом подписи уполномоченного лица в Реестре образцов подписей.

Право подписания договора должностным лицом (например, генеральным директором) может содержаться в учредительных документах предприятия или передаваться по доверенности. В последнем случае второй стороне договора нужно очень внимательно отнестись к изучению доверенности: дает ли она право подписания договоров именно этого вида и именно на эту сумму, не просрочена ли она и т.п.

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Подписывает договор то должностное лицо, которое указано в преамбуле (Пример 3).

Пример 3. Доверенность на право заключения договоров

Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция»

(ООО «Реконструкция»)

ул. Зеленая, д. 256, офис 43, г. Москва, Российская Федерация, 123434

ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789

Доверенность № 232

Пятое мая две тысячи четырнадцатого года

Город Москва

Общество с ограниченной ответственностью «Реконструкция» в лице генерального директора Костарева Дмитрия Олеговича, действующего на основании Устава, в дальнейшем именуемое Доверитель,

уполномочивает

коммерческого директора Никитину Викторию Петровну (дата рождения: 10.08.1979, место рождения: г. Звенигород, паспорт 11 11 № 222222, выдан 31.03.2000 УВД Октябрьского района г. Звенигорода, адрес места проживания: ул. Бабаевская, д. 14, кв. 154, г. Москва, 123434), далее именуемого Доверенное лицо,

подписывать от имени Доверителя договоры купли-продажи на сумму до 3 000 000 (трех миллионов) рублей.

Настоящая Доверенность действительна по 31 декабря 2014 г. Полномочия по настоящей Доверенности не могут быть переданы другим лицам.

Подпись Доверенного лица Никитина удостоверяю.

Генеральный директор        Костарев      Д.О. Костарев

М.П.

Подписи располагаются в самом конце, в разделе «Реквизиты и подписи сторон». За каждой подписью следует ее расшифровка, после чего подпись должностного лица заверяется печатью. Мерой обеспечения безопасности договора является написание расшифровки подписи от руки. Многостраничные договоры часто дополнительно защищают, проставляя подпись без расшифровки и печать на каждом листе (Пример 4).

Пример 4. Оформление раздела договора «Реквизиты и подписи сторон»

Исполнитель

Общество с ограниченной ответственностью «Диалог»

123456, Москва, ул. Космонавтов, д. 54, к. 2, оф. 454

Тел./факс: (495) 465-82-00/465-82-01

ИНН 1234567890 КПП 123456789

ОКПО 12345678

р/с 12345678900987654321 в ЗАО КБ «Альянс-банк» г. Москва

к/с 12345678900987654321

БИК 123456789

Генеральный директор

Яблоков В.Н. Яблоков

Заказчик

Общество с ограниченной ответственностью «Аскон»

124569, Москва, ул. Ленина, д. 156, оф. 5

Тел.: (495) 368-76-45

ИНН 1234567890 КПП 123456789

ОКПО 12345678

р/с 12345678900987654321 в «ОТБ-Содружество»

к/с 12345678900987611223

БИК 123456222

Генеральный директор

Романова А.В. Романова

Регистрация договоров

Все подписанные руководителем предприятия (уполномоченным лицом) договоры передаются в службу делопроизводства (договорный отдел) для регистрации с присвоением договору соответствующего номера.

Каждая сторона договора должна после подписания присвоить ему порядковый номер и обеспечить его внутреннюю регистрацию. Поэтому номер договора, как правило, сложный, состоит из отдельных номеров контрагентов, которые записываются через дробь, что не всегда является удобным (см. Пример 14).

Пример 14

В ООО «Ломос» поступил договор на поставку от ЗАО «Форот». При этом в ЗАО «Форот» договору был присвоен № 305/607НВ/05. В ООО «Ломос» —

№ 124-К/2005. Поэтому общий номер договора будет выглядеть следующим образом: № 305/607НВ/05/124-К/2005.

На практике возможен другой способ присвоения договору номера: если в организацию поступает договор, которому уже присвоен номер одной стороны, то вторая сторона, проведя внутреннюю регистрацию, указывает свой регистрационный номер на обороте последней страницы документа. При этом используется специальный штамп, в котором указываются название организации, регистрационный номер договора и дата (см. Пример 15). В этом случае номером договора будет считаться номер, присвоенный контрагентом (см. договор № АВ104 с ООО «Леос» в Примере 16).

При поступлении в организацию договора без номера ему присваивается номер, совпадающий с регистрационным, тогда он проставляется на первой странице документа (см. договор с ЗАО «МОР» № 116/10/06 в Примере 16).

Пример 15

Предлагаем ознакомиться  Сколько действует договор купли продажи и другие особенности сделки?

Для крупных компаний можно рекомендовать следующую структуру регистрационного номера договора: порядковый номер регистрации в службе делопроизводства, номер структурного подразделения в соответствии с утвержденной классификацией в организации или буквенное обозначение структурного подразделения, год заключения договора. Например: 108/07/06 или 199-КС/06, где КС — буквенное обозначение коммерческой службы.

Регистрация договоров осуществляется в специальном журнале, который, как правило, ведется в электронном виде. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров:

  • регистрационный номер;
  • дополнительный номер (номер контрагента);
  • дата договора;
  • наименование контрагента;
  • предмет договора;
  • срок действия;
  • ответственное подразделение (ответственный исполнитель);
  • цена договора;
  • наличие приложений;
  • кто подписал договор.

Если в организации используется нумерация договоров через дробь, то вместо двух граф «регистрационный номер» и «дополнительный номер (номер контрагента)» вводится одна — «номер договора».

В ряде случаев, определенных законодательством, договоры требуют государственной регистрации. Например:

  • договор аренды здания или сооружения, заключенный на срок не менее года, подлежит государственной регистрации и считается заключенным с момента такой регистрации;
  • лицензионные договоры (регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания, уступки прав требования по товарным знакам) вступают в действие только после их регистрации в Роспатенте;
  • сделки с землей и другим недвижимым имуществом подлежат государственной регистрации в соответствии со ст. 164 ГК РФ.

Передача подписанного договора контрагенту

Договор, подписанный от имени вашей организации, передается ответственному исполнителю под роспись в листе согласования (см. Пример 3 в первой части статьи на стр. 35 мартовского номера журнала за 2006 г.) для передачи контрагенту. В нашей организации ответственность за доставку договора контрагенту возлагается на исполнителя по договору. Как правило, на крупных предприятиях отправка документов возлагается на службу ДОУ, которая должна вести Реестр отправляемых документов.

Договор может быть отправлен заказной почтой с уведомлением о вручении. Его можно передать под роспись уполномоченным должностным лицам организации-контрагента или иным способом, позволяющим достоверно подтвердить факт получения договора.

Отправляя важные документы по почте, следует делать это заказным письмом с уведомлением о вручении. Отслеживание возврата уведомлений позволит вам контролировать ход доставки договоров партнерам. В ряде случаев уместно посылать документы с описью вложений (в виде ценных писем и бандеролей).

К сожалению, при пересылке по почте документы могут быть утеряны, повреждены, несвоевременно доставлены. Во всех этих случаях, согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (утв. постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2005 года № 221), вы можете обратиться на почту с претензией. Причем как к оператору почтовой связи, принявшему отправление, так и к оператору почтовой связи по месту назначения почтового отправления. Принять на рассмотрение вашу претензию почтовики обязаны в течение 6 месяцев со дня отправки разыскиваемых вами или испорченных ими документов.

Претензия предъявляется в письменной форме. К ней прикладываются копии всех документов, относящихся к рассматриваемому вопросу. Прежде всего, это квитанция об отправке и опись вложения (если речь едет о ценном отправлении). Копия договора об оказании услуг почтовой связи прилагается только если таковой заключен.

Сроки рассмотрения претензий зависят от географии движения почтового отправления, с которым возникли проблемы. Об отправлениях в пределах одного населенного пункта ответ вам должны дать в течение 5 дней. В отношении всех других почтовых отправлений и переводов — в течение 2 месяцев.

Во внутреннем нормативном документе должен быть определен перечень регистрационных и учредительных документов, которые следует запросить у контрагента перед заключением с ним сделки. Состав документов зависит от того, с кем ваша организация имеет дело — это физическое лицо или юридическое, резидент или нерезидент Российской Федерации (более подробно на этом вопросе мы останавливались в первой части статьи, опубликованной в предыдущем номере журнала).

Все необходимые о контрагенте документы предоставляются ответственным исполнителем вместе с договором в службу делопроизводства (договорный отдел), где они и подлежат хранению. Документы контрагентов формируются в дела по системе картотеки в алфавитном порядке с общим справочником, который ведется, как правило, в электронном виде (в нем и указывается номер дела, в котором хранятся документы контрагента). Каждому контрагенту можно присваивать код.

При заключении нескольких договоров с одним и тем же контрагентом повторное представление документов не требуется. При поступлении каждого нового договора проверяют документы на предмет:

  • права подписи договора, срока полномочий руководителя предприятия;
  • срока действия лицензии, доверенностей;
  • адреса регистрации;
  • соответствия предмета договора направлению деятельности контрагента в соответствии с уставом.

Если возникает необходимость, то у контрагента могут запрашиваться дополнительные документы.

Выдача оригиналов и копий договоров

Выдача оригиналов и копий договоров осуществляется работниками службы делопроизводства (договорного отдела) на основании письменного запроса. На нашем предприятии это оформляется служебной запиской. В ней должно быть указано обоснование необходимости получения документа, кому (Ф.И. О., должность) и на какой срок он выдается.

При выдаче оригинала договора работники службы делопроизводства (договорного отдела) по заведенному на нашем предприятии порядку обязаны изготовить ксерокопию договора и подложить ее в дело.

Чтобы обеспечить порядок и избежать утери важных документов, можно периодически проводить следующую процедуру. Службой делопроизводства (договорным отделом) в конце месяца готовится отчет о движении договоров. На его основании всем руководителям структурных подразделений направляются служебные записки с перечнем договоров, которые необходимо вернуть (см. Пример 20).

Хранение договоров

Хранение договоров должно быть централизованным. Нельзя допускать «рассеивания» документов по исполнителям, ведь люди могут уволиться или получить повышение, а также уйти в отпуск или на больничный. При этом далеко не всегда работники передают дела своим преемникам. Как быть, если через несколько лет понадобится оригинал договора, который, согласно отметкам в журнале, хранится у давно уволившегося работника?

https://www.youtube.com/watch?v=ytdevru

Выход здесь только один: хранить оригинальные экземпляры договоров в одном отделе. Логично, что это будет тот же отдел, который отвечает за регистрацию и согласование договоров. При децентрализованной системе работы нужно обязать исполнителей передавать договоры на оперативное хранение в юридический отдел, службу ДОУ или секретарю. По истечении положенного времени документы в общем порядке будут переданы на хранение в архив организации.

Чаще всего для работы с договором вполне достаточно его электронной копии, а бумажный экземпляр с «живыми» подписями и печатями может оставаться в папке на полке. Поэтому важной частью процесса регистрации договора должно стать его сканирование. Скан-копии договоров могут храниться в том же подразделении, что и оригиналы, и высылаться работникам организации по запросу.

Выдача заверенных копий или оригинальных экземпляров договора производится по письменному запросу и фиксируется в Журнале выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров (Пример 6). Поскольку ключевую роль в журнале играют собственноручные подписи сотрудников, он ведется в бумажном виде.

Пример 6. Журнал выдачи оригинальных экземпляров и заверенных копий договоров

Оперативное хранение договоров осуществляется на основании номенклатуры дел организации. Срок оперативного хранения устанавливается в локальных нормативных актах, регламентирующих хранение документов компании, и может составлять, например, три года со дня истечения срока договора. Через три года будет проведена экспертиза ценности, после чего договоры будут сформированы в дела и переданы в архив.

Договоры, подписанные уполномоченным лицом организации, передаются работниками службы делопроизводства (договорного отдела) ответственному исполнителю, а договоры, имеющие подписи всех сторон (как правило, это двусторонние сделки), остаются в службе делопроизводства для оперативного хранения.

Все договоры формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел службы делопроизводства (договорного отдела), являющейся частью Сводной номенклатуры дел предприятия. Очень важно при составлении номенклатуры выбрать классификационные схемы ее построения.

Справка

Основное требование — заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов комплекса, так как именно по заголовку производится поиск необходимых документов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел, однако в любом случае при их составлении следует придерживаться установленных правил.

Обязательными элементами заголовка дела являются:

  • название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.);
  • далее следуют уточняющие данные, состав и последовательность расположения которых определяются характером документов дела:
  • наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения);
  • адресат или корреспондент (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены);
  • обобщенное краткое содержание документов дела;
  • указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность);
  • даты, к которым относятся документы дела;
  • указание подлинности или копийности документов, содержащихся в деле.

В некоторых случаях можно формировать дела по объектовому признаку. Так, в одно дело будут сформированы договоры, заключенные с какой-то конкретной организацией, которая и будет выступать конкретным объектом.

Пример 21

При работе с какой-то определенной страховой компанией удобно все договоры, заключаемые с ней, формировать в одно дело «Договоры, заключенные со страховой компанией «Квадрат». В него могут войти договоры добровольного медицинского страхования, договоры страхования от несчастного случая, договоры страхования имущества, договоры страхования средств наземного транспорта и др.

Пример 22

При работе с несколькими банками удобно формировать дело по каждому банку, в которое войдут договоры о расчетно-кассовом обслуживании с использованием электронной формы документов, договоры об открытии банковских счетов, договоры об открытии кредитной линии, договоры залога и др.

Поэтому при разработке номенклатур дел нужно прежде всего разработать принцип классификации договоров на предприятии таким образом, чтобы он обеспечивал максимально быстрый поиск договоров, позволил обоснованно распределить документы и формировать дела. Ведь часто договоры заключаются не на один год, а с возможностью их последующей пролонгации.

При разработке номенклатуры дел можно рекомендовать осуществлять классификацию договоровпо структурным подразделениям, а внутри структурных подразделений — по видам в случае необходимости.

Пример 23

В коммерческих службах можно выделить следующие виды договоров: типовые договоры поставки, международные договоры поставки, общие договоры, которые включают договоры на перевозку грузов, договоры складского хранения и др.

Сроки хранения документов устанавливаются в соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (М.,2000), с ведомственными перечнями документов и иными нормативными документами. При этом следует выделять отдельно договоры с постоянным сроком хранения, например:

  • договоры дарения;
  • договоры купли-продажи земельных участков, зданий, помещений;
  • договоры о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности;
  • договоры на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом (постоянный срок хранения для всех договоров этой группы установливает ст.57, одновременно на отдельные договоры этой группы Перечень устанавливает исключения — более короткие сроки хранения, например, ст. 28 обязует хранить договоры о купле-продаже акций акционерами только 5 лет после истечения их срока действия);
  • договоры регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания;
  • договоры о приеме-сдаче помещений в аренду;
  • договоры о приватизации;
  • договоры об экономических, научных и культурных связях;
  • договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд.

Следует обратить внимание на то, что при хранении и формировании дел к каждому договору должны подкладываться не только дополнительные соглашения о его изменении и дополнении, но и, если это определено условиями договора, письма об изменении реквизитов сторон, а также письма о расторжении договора в одностороннем порядке.

Такие письма, полученные от контрагента, должны быть зарегистрированы. Письма, направляемые вашей организацией контрагенту, тоже должны пройти регистрацию и иметь отметку о получении уполномоченным лицом контрагента. Дополнительно к каждому договору могут подкладываться листы согласования с визами специалистов.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

1 См. Федеральный закон от 07.08.2001 № 115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма».

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.