Что такое печать и что такое штамп?
Нормативная база

Согласно ГОСТу Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования» печать – это «устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу».

Как видно, определение довольно общее. Более информативен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который говорит, что реквизит 25 «Оттиск печати» «заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы заверяют печатью организации».

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreators

На вопрос, что именно должно быть изображено на печати юридического лица (будем называть ее основной печатью1), отвечают п. 5 ст. 2 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ, а также ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ. Данные статьи содержат практически идентичный текст, из которого следует, что на печатях ООО и АО должны присутствовать:

  • полное фирменное наименование ООО или АО;
  • место нахождения ООО или АО.

Кроме того, печати ООО или АО могут содержать фирменное наименование общества на любом языке народов Российской Федерации и (или) иностранном языке.

Филиалы и представительства обществ должны помещать на печатях ту же информацию, плюс слова «Филиал» или «Представительство».

Это лишь минимальные требования. Юридическое лицо по своему желанию может разместить на печати собственный логотип, эмблему, банковские реквизиты, контактные данные и т.п.

Индивидуальные предприниматели (далее – ИП) иметь печать не обязаны (см. Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ).

Пример 1

Печати хозяйственных обществ

В упомянутом ГОСТе можно найти и требования к порядку изготовления, использования, учета, хранения и уничтожения печатей, однако обязательными они являются лишь для организаций, использующих государственную символику. Технические требования к печатям организаций содержит Национальный стандарт РФ «Печати мастичные удостоверительные.

Что касается штампа, то официального определения для него нет. Мы будем считать штампом клише с текстом, цель которого – воспроизвести этот текст, чтобы его не пришлось писать от руки.

Пример 2

Штампы для разных целей

Порядок уничтожения печатей (штампов) ликвидируемой организации

Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ (в ред. от 06.11.2013 г.) «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. N 14-ФЗ (в ред. от 23.07.2013 г.) «Об обществах с ограниченной ответственностью» акционерные общества и общества с ограниченной ответственностью обязаны хранить документы, перечисленные в данных нормах, а также иные документы, предусмотренные федеральными законами и иными правовыми актами РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 г. N 125-ФЗ (в ред. от 11.02.2013 г.) «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон об архивном деле) организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными п. 3 ст. 6 и п. 1 ст. 23 Закона об архивном деле.

Предлагаем ознакомиться  Срок трудового договора с директором не по Уставу

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558.

ЭТАПЫ ДОБРОВОЛЬНОЙ ЛИКВИДАЦИИ КОМПАНИИ

П. 10 ст. 23 Закона об архивном деле установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. Для этого ликвидационная комиссия заключает с архивом соответствующий договор.

В соответствии с разделом 7 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. N 65-ст.

Регистрационно-учетной формой для печатей может являться, например, журнал учета печатей и штампов, в котором имеются соответствующие записи о регистрации печатей в момент их поступления, а также заверенные листы с их оттисками.

https://www.youtube.com/watch?v=https:tv.youtube.com

Все печати и штампы организации подлежат учету. Информация о том, в каком отделе находится тот или иной штамп или печать, когда и кому они были выданы, сданы и уничтожены, содержится в специальном журнале. Поскольку в этом журнале проставляются оттиски печатей и штампов, а также собственноручные подписи ответственных за них работников, он является рукописным. Возможный состав граф и способ заполнения показаны в Примере 5.

Изредка печатям приходится покидать пределы организации и отправляться, например, на совещание к контрагенту, по результатам которого сразу же будет подписан протокол разногласий к договору. Руководитель, который едет на совещание, должен взять печать с собой. Этот факт, равно как и факт возврата им печати, фиксируются в специальном журнале – см. Пример 6.

Пример 5

Журнал учета печатей и штампов

Пример 6

Журнал учета выхода печатей за пределы организации

Прежде всего, для корректного учета всех видов печатей — потребуется создание и дальнейшее ведение специального журнала, в который должна заноситься вся информация по их изготовлению, использованию и ликвидации. Ведение данного журнала осуществляется, специально назначенным должностным лицом. Каждый журнальный лист нумеруется в обязательном порядке, заверяется, посредством личной подписи руководителя и заверяется оттиском печати. Храниться такой журнал в специальном несгораемом сейфе.

Важно! Если ответственный за ведение журнала сотрудник увольняется, переводится или назначается новый – формируется комиссия для удостоверения корректности указанной информации и физического наличия всех печатейштампов.

Печати находятся на хранении у ответственных лиц, согласно служебному положению и приказам руководства.

Основная печать организации, имеющая круглую форму — у руководителя или у другого, согласованного с ним, должностного лица (в таком случае составляется специальный приказ). Она может быть временно выдана иным работникам (должна быть написана расписка о временном нахождении печати и ее использовании) в таких случаях:

  • Продолжительное отсутствие руководителя на рабочем месте: отпуск, больничный, командировка.
  • Заверение документов печатью в нерабочее время: праздники, выходные.
  • Необходимость использовать вне организации.

Важно! Хранится главная печать — в опечатанном сейфе.

Вспомогательные печати штампы – у сотрудников, уполномоченных их использовать и сберегать.

Возможные причины, приводящие к необходимости провести процедуру уничтожения:

  • Изменение ключевой информации собственника печати, такие как: смена названия, места регистрации или фактической регистрации организации, организационной или правовой формы.
  • Ликвидация предприятия.
  • Неудовлетворительное состояние печати, делающее невозможным проставление четкого оттиска.

Заменяемая печать подлежит уничтожению и факт ликвидации — основной правовой предлог для заказа новой.

Корректная процедура уничтожения требует:

  • Непосредственного физического уничтожения печати.
  • Корректного документального подтверждения факта ликвидации.

Делопроизводство от «А» до «Я»

Дата и метод, каким будет уничтожена печать выбирается руководством каждой, отдельно взятой, компании.

Утеря печатей

В случаях возникновения ситуации с утерей печати – провести процедуру уничтожения становится невозможным физически. Первое что требуется сделать – обратиться с заявлением об утере в уполномоченный орган (полицию). В заявлении следует указать все обстоятельства, при которых она была утеряна, предоставить необходимую правовую документацию об изготовлении печати, журнал регистрации.

В таких случаях именно справка из полиции – правовое основание для производства дубликата утерянной печати.

Куда и как ставить печать?

https://www.youtube.com/watch?v=https:7NmV7SqW2nA

Если форма документа предусматривает проставление печати, то место оттиска может быть обозначено буквами «М.П.» («Место печати»). В этом случае оттиск можно ставить прямо на эти буквы. См. Пример 7.

Иногда данная пометка ставится внутри специально предназначенного для печати и очерченного поля (как в Примере 8). Тогда нужно стараться уместить печать внутри, не выходя за рамки обозначенной границы. Например, такой вариант предусмотрен в Карточке с образцами подписей и оттиска печати, форма которой утверждена инструкцией Банка России от 14.09.2006 № 28-И (в просторечье она именуется банковкой карточкой).

Пример 7

Проставление оттиска печати при указании места для него – «М.П.»

Пример 8

Проставление оттиска печати в специально отведенном поле

в самом деле, если печать проставляется после подписания документа, то человек, который ее ставит, может сделать это так, чтобы оттиск стоял в определенном месте – задевая фрагмент должности и подписи и при этом оставляя их читаемыми. Оттиск, полностью закрывающий подпись, затрудняет ее идентификацию, а стоящий где-то далеко от нее может вызвать сомнения в том, что проставлялся он после подписания документа.

Если форма документа такова, что проставить оттиск печати, задевая одновременно и подпись, и должность невозможно, то лучше «зацепить» подпись.

Пример 9

Проставление оттиска печати при заверении подписи должностного лица

Примерный перечень документов, на которые ставится оттиск гербовой печати, приведен в Приложении 8 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТа Р 6.30-2003. Подобный перечень организация вправе составить для себя сама, закрепив обязательный характер его применения. Если организация применяет в работе не только основную, но и дополнительные печати, то для всех них нужно определить, на какие документы они будут проставляться.

Места проставления штампов, как правило, известны и зачастую даже зафиксированы в локальных нормативных актах. Так, в Инструкции по делопроизводству может быть указано, что штамп «Входящий №» ставится в нижнем правом углу документа, а штамп «В дело №» – в нижнем левом.

Образец регламента о печатях и штампах

В заключение приведем образец Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации. Каждая компания на его основе может составить собственный, см. Пример 12.

Обратите особое внимание на пункт 7.1, где говорится о том, что использование не предусмотренных регламентом печатей не разрешается. Но ведь организация растет и развивается, и появления новых печатей, а тем более штампов, не избежать. За этим нужно следить и каждую новую печать / штамп фиксировать в своем Положении стандартным способом внесения изменений в локальный нормативный акт.

Пример 10

Образец акта об уничтожении печати

Пример 11

Образец акта об утрате печати

Пример 12

Образец текста Положения об изготовлении, учете, использовании, хранении, уничтожении печатей и штампов в коммерческой организации

на

Электронная подписка за 8400 руб.Печатная версия за YYY руб.

Силами организации

Если принято решение уничтожить печать самостоятельно сотрудниками предприятия — руководством организовывается спец комиссия, которая занимается физической ликвидацией и составлением необходимого документа – акта об уничтожении печати, где указывается:

  • Дата, фактическое место ликвидации.
  • Поименный состав спец комиссии.
  • Причины, привлекшие к ликвидации.
  • Точное описание, принадлежность и оттиски печати.
  • Метод, которым была уничтожена печать: полимерные, каучуковые печати ликвидируются путем их разрезания на несколько составляющих или через процедуру сжигания, металлические – должны быть опилены 2-мя перекрестными полосами.
  • Заключительный акт комиссии о невозможности дальнейшей эксплуатации или восстановления печати.
  • Подписей всех членов комиссии.

Данный акт — правовая основа для записи об ликвидации печати в специальный журнал учета

Уничтожение, посредством обращения в стороннюю организацию.

Печатьштамп, пришедшие в состояние негодности или утерявшие свою актуальность могут быть уничтожены специальными организациями – изготовителями (штемпельными мастерскими). Важным моментом является и тот факт, что уничтожению подлежит не только непосредственно печать, но прилагаемый к ней комплект правовой документации:

  • Заявление о необходимости уничтожения, подписанное руководителем.
  • Скан копия документа, удостоверяющего личность руководителя – оригинала гражданского паспорта, либо документа его заменяющего.
  • Ксерокопия приказа, подтверждающего полномочия руководителя или его назначения на должность.
  • Заверенная нотариусом выписка из ЕГРЮЛ.

После предоставления всей необходимой документации, проведения процедуры уничтожения печатиштампа и ее оплаты, выдается акт, где ставятся оттиски старой печати.

Мы настоятельно рекомендуем, после изготовления , скачивать макет печати и хранить его. Таким образом если у вас случиться форс мажер, вы всегда сможете восстановить свою печать

https://www.youtube.com/watch?v=upload

Дата публикации 2017-07-31